Votre association peut être amenée à organiser une Assemblée Générale extraordinaire (AGE), c’est-à-dire une autre Assemblée Générale que celle prévue annuellement par vos statuts. Dans quels cas choisir cette forme particulière de réunion et comment bien l’organiser ? MaCotisation.fr vous sert de guide !
Une AG extraordinaire, pour quoi faire ?
Comme toutes les associations loi 1901, vous êtes tenus, si vos statuts le précisent, d’organiser chaque année une Assemblée Générale pour valider vos comptes. En revanche, pour toute modification importante ou urgente de votre association, vous devrez convoquer une AGE. Les textes parlent d’une « modification substantielle » c’est à dire pour modifier vos statuts, votre bureau, votre raison sociale, pour valider une dépense importante, modifier les conditions d’adhésion ou même exclure un adhérent… Toutes ces grandes décisions doivent être soumises au vote de la majorité des adhérents et seront donc décidées en AG, et votre AG annuelle est déjà passée, en AGE.
L’organisation d’une Assemblée Générale extraordinaire à la loupe
L’organisation d’une assemblée Générale Extraordinaire, comme celle d’une AG classique, demande une certaine rigueur. Vous devez veiller à faire les choses dans les délais impartis et dans le bon ordre, afin que vos décisions ne soient pas remises en cause.
Qui inviter à une AG extraordinaire ?
🧐 Sauf mention contraire dans vos statuts, vous devez inviter tous les adhérents de votre association à votre Assemblée Générale extraordinaire. Les membres de votre CA sont certainement les décideurs dont la présence sera la plus importante. Trouvez alors une date qui convient à la majorité d’entre eux. Si vous faites appel à un commissaire aux comptes, il devra être invité également. Chaque participant à l’AGE disposera d’une voix dans les votes proposés.
Quand prévenir mes adhérents d’une Assemblée Générales extraordinaire ?
⏳ Là encore, ce sont vos statuts qui précisent les modalités d’invitation. Vous devez alors vérifier les conditions de convocation des adhérents. Dans la majeure partie des cas, il convient d’envoyer une invitation écrite, au moins 15 jours avant la date de l’AGE. Plus vous agirez tôt, plus vous rassemblerez d’adhérents.
Comment annoncer l’AGE ?
✉️ Prévenez vos adhérents par courrier ou par courriel si vos statuts vous y autorisent. Vous pouvez joindre à cette convocation tout document qui permettrait d’éclairer le futur vote des adhérents (une liste de candidats si vous souhaitez faire élire un nouveau membre, vos statuts actuels et leur proposition de modification si c’est l’objet de l’AGE, des informations et photos du futur investissement immobilier…). Joindre des documents à l’invitation vous permet de sensibiliser et de mobiliser davantage vos adhérents. Ils se sentiront concernés par cette AGE et vous n’aurez peut-être pas besoin de tout redétailler lors de cette réunion extraordinaire.
Quelques points d’attention pour organiser une AGE efficace
👥Vos statuts précisent peut-être qu’un quorum est nécessaire pour valider toute décision, c’est à dire un minimum d’adhérents. Ce minimum représente une part du nombre total d’adhérents (quart, tiers, moitié ou plus encore). Dans ces conditions, une AGE organisée trop à la hâte, qui ne rassemblerait pas au moins le quorum fixé par vos statuts ne pourrait ni prendre ni valider de décision.
✋Les votes sont souvent réalisés à main lors des AG et AGE, pourtant dans la plupart des cas, les statuts prévoient un vote à bulletin secret. Prévoyez tout le matériel nécessaire (feuilles, crayons et boîte ou panier), car un adhérent pourrait vous demander de respecter ce critère important de confidentialité.
🗝️ Les AGE sont souvent une date en plus, dans le calendrier déjà bien chargé des membres de votre association. Si vous souhaitez rassembler un maximum d’adhérents, donnez leur envie de venir en annonçant une partie plus agréable de votre réunion : diffusion d’images de votre année, un apéritif, une prestation musicale, une démonstration des jeunes adhérents… Qui a dit qu’une AGE devait être solennelle et ennuyeuse ?
