Organiser son association est une promesse d’efficacité quotidienne. En théorie, tous les gérants d’association seront d’accord pour le dire, mais en pratique… La réalité est parfois un peu plus compliquée. Pourtant, une association correctement gérée, qui met les bonnes clés à disposition de ses adhérents, sera une association heureuse ! Voici quelques clés pour organiser au mieux la vie de votre association.
Définir le rôle de chacun des membres
Pour bien organiser votre association, vous devez savoir en permanence qui fait quoi. Les bénévoles, les adhérents et les membres de votre bureau ne savent pas toujours faire la différence entre les rôles de chacun. Pour éviter les confusions et simplifier la communication, rappelez à chacun, par un mail ou un courrier simple, ce que votre association attend d’eux. Membres du C.A, entraîneurs, parents qui aident, étudiants engagés, salariés, stagiaires, services civiques… Vous pouvez par exemple réaliser un organigramme que vous laisserez en libre accès sur votre site internet. Quelques mots suffisent pour faire comprendre les possibilités et les rôles de chacun.
Tenir vos fichiers à jour, tout le temps !
Organiser son association, c’est aussi savoir à chaque instant qui la compose. Il est primordial de tenir vos fichiers d’adhérents à jour dès les premières semaines de l’année. Créez -si ce n’est pas déjà fait- un fichier informatique avec le nom, les adresses et les informations que vous détenez sur vos adhérents. MaCotisation.fr vous permet de proposer des inscriptions en ligne, avec une centralisation de toutes les informations reçues sur votre espace membre. Ce conseil vaut également pour la mise à jour de vos fichiers de comptabilité.
Créer des feuilles de routes pour chaque évènement
Vous souhaitez partir de bonnes bases et permettre à votre association d’être plus organisée ? Proposez à vos adhérents, vos animateurs ou aux volontaires de créer des feuilles de route, qui pourraient être utiles à tous. Quelles sont par exemple les étapes à suivre pour organiser un évènement (calendrier idéal, déclaration d’assurance, paiement des arrhes pour une salle…). Comment procéder pour rédiger un mail d’invitation à vos adhérents (formules types, listes d’envoi, RGPD…) ? Grâce à des feuilles de route détaillées, vous pourrez déléguer certaines tâches et éviter de nombreuses maladresses.
Confier votre compta à une personne de confiance
Une association bien organisée est une association qui gère correctement sa trésorerie. Vous devez donc être en mesure de savoir à tout moment combien d’argent possède votre association. Combien vous possédez sur votre compte en banque, en liquide dans une caisse pour votre prochaine manifestation ? Combien de chèques en attente d’encaissement ? Quelles sommes doivent encore vous parvenir, notamment parmi les cotisations des adhérents ? Avoir une bonne connaissance de vos finances et maîtriser votre budget vous permet de meilleures projections. Si aucun des membres de votre association ne souhaite prendre en charge cette tâche ou si votre association est soumise au plan comptable associatif, vous pouvez vous tourner vers un expert-comptable professionnel.
Utiliser une suite logicielle pour la gestion de votre asso
La gestion d’une association peut être facilitée par des outils numériques très simples. Le partage de fichiers informatiques n’est pas toujours une bonne solution. Certaines informations peuvent se perdre, être modifiées dans un document mais pas dans l’autre… Une solution logicielle telle que MaCotisation.fr vous permet de créer en quelques clic votre espace associatif en ligne, d’envoyer des mails, des demandes de cotisation ou encore de créer des pages d’évènements. Vous retrouvez au même endroit tous les documents utiles à la vie de votre association et vous éditez facilement vos documents officiels : invitation A.G, statistiques… Mieux organiser son association, c’est aussi se simplifier la vie !
