Nous sommes déjà au mois de mai, le mois idéal pour commencer à organiser une fête de fin d’année pour les membres de votre association. Après une année d’engagement, de réunions, de matchs, de rencontres… Tout le monde aura bien mérité un moment convivial et festif !
Quand organiser un évènement festif pour mon association ?
Vous souhaitez que votre prochain événement rassemble un maximum de monde ? Alors fixez dès à présent une date qui pourrait convenir au plus grand nombre de personnes. Faites un premier point calendrier avec les membres de votre bureau par exemple. Préférez les semaines 22 à 28 pour vous assurer du beau temps et faire de votre fête un vrai moment de clôture de votre année. Vous pouvez aussi créer un sondage via des logiciels spécialisés comme Doodle, et fixer votre évènement à la date qui rassemble le plus de participants.
Les week-ends du mois de juin sont rapidement occupés par des fêtes de famille, des spectacles de fin d’année, des voyages… Alors bloquez et annoncez rapidement votre évènement.
Qui inviter à cette fête de fin d’année ?
Invitez tout d’abord vos adhérents, c’est évident, et prévoyez déjà le nombre d’accompagnants que vous êtes en mesure d’accueillir. Vous accueillez de jeunes adhérents ? Etes-vous prêts à les accueillir avec leurs deux parents ?
Et si vous proposiez à chaque adhérent d’amener un ami avec lui ? Tournez votre proposition comme un défi à relever, avec même pourquoi pas une récompense (goodies, stickers, réduction sur un prochain évènement…). Tous ces invités seront peut-être vos nouveaux adhérents à la rentrée !
Enfin, vous pouvez adresser une invitation à toutes les instances officielles ou professionnelles qui vous concernent de près ou de loin : mairies et collectivités locales, sponsors, donateurs, fournisseurs. Veillez simplement à fixer une date de réponse butoir pour bien vous organiser.
Quel type de fête de fin d’année scolaire pour mon asso ?
Avant de penser au contenu de votre prochain évènement, vous devez penser aux objectifs de ce moment. Voulez-vous organiser un repas ou un pot festif pour détendre vos adhérents ? Souhaitez-vous organiser une journée entière pour fédérer vos troupes ou plutôt un événement simple et convivial pour les remercier de leur engagement ? Pensez d’abord aux objectifs de ce futur évènement.
· Divertir avec un moment festif hors du temps
Concert, spectacle, soirée de jeux, déjeuner ou dîner dans un restaurant… Toutes ces propositions sortent de l’ordinaire et vous permettront de vivre un temps nouveau avec vos adhérents. Que vous leur demandiez ou non une participation financière, cet instant différent sera considéré comme une parenthèse, pour clore votre année en beauté.
· Fédérer ou remotiver avec un événement qui permet de se dépasser
Grand jeu, olympiades, chasse au trésor, rallye photo, escape game, activité de team building… Proposez à vos adhérents de faire équipe pour terminer cette année et créer des liens encore plus forts pour mieux démarrer la suivante. Organisez votre propre temps de jeu ou faites appel à un prestataire extérieur.
· Remercier ou séduire en mettant en valeur votre association
Pas besoin de mettre les petits plats dans les grands pour remercier vos partenaires ou adhérents. Proposez-leur de vivre un moment simple, festif, qui soulignera tous les points positifs de votre association. Des panneaux avec des photographies, un livre d’or, un diaporama, un PowerPoint très simple avec les dates de votre année et quelques chiffres importants… Les adhérents pourront se remémorer les bons moments vécus tandis que les absents ou les soutiens extérieurs pourront découvrir l’étendue de vos activités. Association culturelles ou sportives, rendez votre journée encore plus vivante avec une démonstration !
A vous d’identifier et d’organiser la fête de fin d’année qui répond le mieux aux besoins de votre association et de ses adhérents.