Organiser l’Assemblée Générale de son Association, comment faire ?

Il existe deux types d’Assemblée Générale (AG).
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).

L’Assemblée Générale Ordinaire doit se réunir au minimum une fois par an et permet à l’ensemble des membres de l’association de prendre les décisions importantes concernant la gestion et la vie de l’association. La loi 1901 laisse le libre choix aux associations de définir dans les statuts l’organisation et la composition de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale Extraordinaire à plus un caractère exceptionnel.

Quelle est l’utilité des Assemblées Générales ?

L’assemblée Générale Ordinaire permet aux dirigeants d’une association de prendre une décision sur les sujets importants (sauf disposition contraire des statuts) comme :

  • Approuver les comptes de l’exercice précédent et affecter les résultats
  • Définir le budget de l’année suivante
  • Réaliser le bilan des actions de l’association
  • Établir une ligne directrice pour les années futures
  • Décider des champs d’actions futures
  • Exclusion ou élection des membres du conseil d’administration
  • Pouvoir sur les choix touchant le patrimoine de l’association

L’Assemblée Générale Extraordinaire statue le plus souvent sur des décisions sortantes de la gestion courant de l’association comme :

  • Révoquer le conseil d’administration
  • Modifier les statuts ou bien les règles de l’association
  • Dissoudre ou fusionner l’association

Comment organiser l’Assemblée Générale ?

L’organisation d’Assemblée Générale est nécessite le respect de certaines règles. Si ces règles venaient ne pas être respecté, un des membres de l’association pourra demander l’annulation de cette Assemblée Générale et donc des décisions prises.

Il est donc très important d’anticiper l’AGO et de prévenir les participants suffisamment en avance. Une convocation doit être envoyé aux membres de l’association, de préférence au minimum 15 jours avant l’Assemblée Générale. Il est recommandé de faire parvenir cette convocation par lettre simple ou recommandée, par voie de presse ou bien par e-mail. Évitez la convocation orale un maximum, car aucune preuve de cette convocation n’existera.

La convocation doit écrite par un des membres dirigeants de l’association et plusieurs informations doivent y figurer :

  • L’ordre du jour
  • Le nom de l’association
  • La date et l’heure de l’Assemblée Générale
  • Le lieu de l’Assemblée Générale
  • L’auteur de la convocation avec sa signature
  • La date de la convocation
  • Le type de l’Assemblée Générale
  • La liste des sujets évoqués dans l’Assemblée Générale

Les membres ne pouvant être présent lors de l’AG peuvent signer une procuration, pour laisser leur droit de vote à un membre présent.

Le déroulement de l’Assemblée Générale

Au début de la séance un président est nommé. Il gère l’Assemblée Générale et centre les discussions sur les sujets évoqués dans la convocation. Son rôle est important, car il doit définir les moments de parole. Un adhérent sera heureux de participer à l’AG de son association s’il peut prendre la parole et s’il est écouté bien entendu.

Une feuille de présence est distribuée afin que les participants puissent émarger. Sous certaines conditions définis dans les statuts de l’association un quorum peut être requis pour la tenue de l’Assemblée générale. Le quorum est le nombre de membre minimum devant être présent ou représenté durant l’AG.

Habituellement, le vote doit porter uniquement sur l’ordre du jour. Cependant, il existe des exceptions. Vous êtes libre de choisir le mode de scrutin :

  • Le vote à main levée
  • Le vote en ligne
  • Le vote à bulletin secret
  • Le vote par correspondance

Doit-on établir un procès-verbal ?

Le procès-verbal (PV) n’est pas obligatoire pour toutes les associations. Mais, il est fortement conseillé de le rédiger, car il résume les débats de l’AG ainsi que les décisions votées. Les membres absents de l’AG seront certainement très intéressés pour connaitre les échanges qui ont eu lieu durant l’Assemblée Générale.

Le PV est très important, car c’est un document qu’il faudra fournir à certaines institutions. Dans le cas de modifications des statuts, des noms, du siège et des organes d’administration et de direction il faudra informer la préfecture du siège sociale.

À travers cette article nous vous avons expliqué le fonctionnement et l’utilité des Assemblées Générales, si vous souhaitez plus de précisions vous en trouverez sur le site suivant : démarches administratives

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