L’administratif est une charge de travail souvent négligée par les associations qui débutent. Pourtant, dès les premières démarches de déclaration, le créateur d’une association comprend que l’administratif va lui prendre du temps et lui demander une attention de tous les instants.
MaCotisation vous conseille et vous rappelle tout ce que vous devez savoir sur l’administratif dans le monde associatif et pour une gestion associative efficace.
Les termes et les sigles qui jalonnent la vie d’une asso
L’administratif est ce qui fonde toute association loi 1901, ce qui la protège et qui garantit sa longévité. C’est ce côté administratif parfois complexe ou rébarbatif qui nous assure qu’une association ne va pas détourner de l’argent ou soutenir une cause condamnable.
Les mots « Procès Verbal » (PV), « Bureau », « Assemblée Générale » (AG) ou encore « Conseil d’Administration » (CA) doivent ainsi faire partie du vocabulaire d’un responsable associatif, dès les premières semaines de fonctionnement. Ces sigles représentent dans l’ordre, toutes les étapes de création, d’évolution et de fonctionnement de l’association.
Chaque association doit avoir un représentant légal. Sa responsabilité est engagée à de nombreuses reprises, en tant que personne physique, tout au long de la vie de l’association, mais il n’est pas le seul à prendre les décisions. Il est accompagné de l’A.G, du C.A et des membres du Bureau.
Zoom sur les organes administratifs d’une association
L’assemblée Générale :
Comme le stipule la loi de 1901, l’Assemblée Générale est constituée d’un groupe de personnes, adhérentes ou non, qui forment une seule et même personne morale. Elle n’est pas obligatoire mais fortement recommandée. Elle se rassemble selon les conditions prévues dans les statuts de l’association (généralement une fois par an).
L’Assemblée Générale est le cœur de l’association, la communauté qui va prendre régulièrement les décisions politiques, financières et stratégiques qui s’imposent.
Le Conseil d’Administration :
Réunir une Assemblée Générale pour chaque petite décision est souvent incommode, et surtout quasiment mission impossible. L’AG est alors appelée à voter, et à élire des mandataires de son pouvoir : les membres du Conseil d’Administration.
Là encore, aucune obligation légale mais les quelques membres du CA peuvent se réunir très souvent et gérer le fonctionnement global de l’association : planning, décisions opérationnelles classiques…
Le bureau :
Les membres du Conseil d’Administration, s’ils veulent déléguer à leur tour des tâches, et faciliter la tenue de leurs réunions par exemple, peuvent désigner un « Bureau ». Le bureau comprend le président, le trésorier et le secrétaire d’une association, possiblement secondés par le vice-président, le vice-trésorier et le vice-secrétaire. Seule la fonction de « président » est obligatoire lors de la déclaration d’une association.
Le bureau va gérer toute la vie quotidienne de l’association : achats, organisation des manifestations, gestion des documents administratifs, des adhésions…
Administratif et association, qui peut quoi ?
Les organes cités ci-dessus n’étant pas légalement obligatoires, aucun n’est contenu dans un rôle particulier. Nombre de réunions par an, contenu des décisions, portée des engagements… Tout cela est fixé dès la création de l’association dans les statuts, rédigés et signés par au moins deux personnes physiques différentes, et déclarés en préfecture.
La loi 1901 précise seulement : « Les statuts d’une association sont librement établis par les fondateurs ».
MaCotisation vous conseille alors de rédiger vos statuts avec le plus de membres de votre association possible, et de définir bien à l’avance la présence et le rôle de chaque organe : avec ou sans AG, avec ou sans CA… Ce sont aussi les statuts qui fixeront les conditions d’admission et de radiation des membres de chaque entité, ainsi que la fréquence de leurs réunions.
En complément de notre article, nous recommandons aussi le site https://www.service-public.fr/associations qui détaille aussi les formalités administratives liées à la création d’une association.
