Les huit erreurs à éviter quand on est une association

Les associations peuvent trouver en mairie ou sur internet de nombreux conseils. Créer son association, la faire vivre, l’aider à grandir… Ce que l’on trouve moins en revanche, c’est une liste des choses à éviter à tout prix !
Comme pourrait le faire un ami, MaCotisation vous met en garde et vous présente huit choses à ne pas faire quand on est une association.

1. Combien sur le compte déjà ?

Les comptes d’une association, c’est la seule chose qui lui permet de fonctionner. Quand vous êtes fatigué d’envoyer des mails, des convocations, d’organiser un évènement, mais que vous voyez un compte bien portant, vous savez pourquoi vous agissez. Et cela est encore plus vrai quand cet argent est destiné à aider d’autres personnes. La personne responsable de votre comptabilité doit pouvoir vous dire combien vous avez sur votre compte, et si oui ou non, vous pouvez payer telle facture ou organiser telle soirée festive.

2. Nous en sommes à combien d’adhérents ?

Tenir un registre de vos adhérents et le mettre à jour est l’une des tâches impératives d’un responsable d’association. Les cotisations sont une sorte de « droit d’entrée » fédérateur qui marque l’engagement de chacun. Si vos statuts la rendent obligatoire, vous devez vous assurez que tous les membres présents à un évènement sont à jour dans leur cotisation. Cela peut être important pour des questions d’assurance par exemple.

3. Ça ne s’arrêtera donc jamais ?

A chaque rentrée, les membres d’une association sont pleins de bonnes volonté et de motivation. Un évènement musical, une kermesse, un loto, une sortie… Les idées fusent et semblent toutes très plaisantes. Souvenez-vous que chaque évènement vous demandera des heures, voire des jours de préparation. Faites le point sur les besoins et les attentes de chacun sans pour autant vous surcharger.

4. Je déteste ce maire !

La mairie de la ville qui accueille le siège de votre association est l’un de vos interlocuteurs privilégiés. Vous devez donc tout faire pour être en bons termes avec celle-ci. Cela peut prendre plusieurs formes : allez aux réunions organisées pour les associations, rendez les locaux et le matériel qui vous sont prêtés en parfait état et renseignez-vous bien avant de dire que la ville ne fait rien pour les associations… Une salle des fêtes à moindre coût, c’est déjà beaucoup !

5. Quoi ? Pierre a été remboursé ?

Vous êtes plus proche de certains adhérents que d’autres, attention à ne pas traduire ces différences au sein de votre association. Si un adhérent vous demande de rembourser son trajet, assurez-vous que tous les adhérents ayant fait le même trajet reçoivent la même proposition. Vous êtes le garant de votre unité associative.

6. Zut, on a dit qu’on était de droite !

Si votre association n’a aucune visée politique, préservez-vous de tout soutien ou de toute participation à des évènements de ce genre. Le cas échéant, veillez à équilibrer vos participations. Vous ne savez pas si la mairie de votre ville ou les collectivités qui vous soutiennent seront toujours du même bord politique dans 3 ou 5 ans.

7. Pour le prix que l’on te paie !?

Même si vous avez rédigé une description proche d’une fiche de poste, et que vous attendez beaucoup de votre ou de vos bénévoles, vous ne devez pas confondre bénévolat et emploi. Un bénévole a le droit de vous dire stop, de décliner une invitation ou de faire une pause. C’est en s’assurant de son bien-être que vous vous prémunirez de tout manquement.

8. Qu’est-ce qu’on dit ??

Une société vous a fait un don ? Une mairie vous a octroyé une subvention ? Un adhérent vous a accordé bien plus de temps que prévu ? Apprenez à remercier toutes ces personnes qui vous soutiennent et vous permettent d’avancer. Les oublier serait dangereux pour votre image et surtout très irrespectueux. Une carte, un petit cadeau, un mail, toutes les attentions seront les bienvenues.

 

COMMENT TROUVER UN BÉNÉVOLE POUR VOTRE ASSOCIATION ?

Les bénévoles sont le fer de lance d’une association. Ce sont eux qui la font perdurer et qui la soutiennent. Quoi que puissent en dire les mauvaises langues, les Français ont toujours envie de donner de leur temps et de s’investir dans des projets qui en valent la peine. Où et comment trouver un bénévole pour votre association ? MaCotisation vous livre la marche à suivre.

Trouver le bénévole qui vous correspond

Il suffit d’ouvrir un journal ou un moteur de recherche en ligne pour trouver à la fois des annonces de recrutement, et des récits d’évènements tenus par des bénévoles. Les bénévoles agissent un peu partout sur le territoire, et les associations n’en auront jamais de trop !

Si vous cherchez un bénévole à qui confier une tâche précise, vous devez tout d’abord définir cette tâche. Rassemblez les membres du bureau si nécessaire et dressez ensemble une liste claire de tout ce que vous attendez de ce bénévole. Quelles seront ses fonctions ? Avez-vous besoin d’une aide administrative ou plutôt d’une personne de terrain ? Est-ce que ces tâches peuvent être chiffrées en heures/semaine, en heures/mois ? Vous devez mettre noir sur blanc vos besoins, pour mieux y répondre, comme pour une fiche de poste classique.

Votre annonce devra être claire et préciser d’emblée que vous cherchez un bénévole. Plus l’annonce sera précise et plus vous gagnerez du temps.

Le recrutement d’un bénévole, comment procéder ?

Vous avez identifié vos besoins ? Alors passez à l’action !

Postez votre annonce sur le site internet de votre association, sur les réseaux sociaux (pages personnelles et page associative), en mairie et même dans les petits commerces de votre ville. Le bouche à oreille est votre meilleur ami.

Vous pensez qu’un jeune adulte ou un étudiant ferait l’affaire ? Demandez aux écoles et aux universités de relayer votre annonce sur leurs panneaux d’affichage ou dans leurs lettres de nouvelles. Des sites internet spécialisés peuvent aussi vous êtes utiles (Francebénévolat.org ou encore Tousbenevoles.org).

Vous commencez à recevoir quelques candidatures ou à entendre parler d’une personne intéressée ? Alors préparez vos futurs entretiens !

Rencontrer et motiver votre futur bénévole

Une personne est prête à vous consacrer du temps, gratuitement qui plus est ? Alors prenez soin d’elle ! Commencez par préparer une présentation de votre association. Invitez d’autres membres à témoignez, imprimez des tracts ou des affiches si vous en possédez, montrez des photographies des évènements passés… Vous avez quelques minutes pour faire la promotion de votre association et du projet qu’elle soutient.

Expliquez à cette personne tout ce que vous attendez d’elle, et n’oubliez pas de lui montrer le côté positif du poste. Devra-t-elle se contenter de votre reconnaissance ? Comment sera-t-elle valorisée ? Aura-t-elle des avantages : un bureau, une ambiance de « travail » convivial, du café, des contreparties non monétaires… ? Être bénévole, c’est bien mais donner de son temps est plus agréable lorsque cela comporte des bons côtés.

Choisissez le bénévole qui convient à votre association

Enfin, trouver le parfait bénévole va vous demander d’adopter une position claire, entre objectivité et bienveillance. Un bénévole très gentil qui n’a pas les compétences informatiques dont vous avez besoin vous rendra la vie agréable mais risque aussi de compliquer votre quotidien. A l’inverse, une personne douée en gestion administrative mais peu sociable ne remportera pas tous les suffrages…

Trouver un bénévole pour son association est une histoire d’organisation, de temps et d’appréciation. N’ayez pas peur d’être exigent, il en va de l’avenir de votre projet. Si vous ne trouvez personnes après quelques semaines de recherches en revanche, revoyez vos exigences à la baisse ou élargissez vos recherches.