Les associations peuvent trouver en mairie ou sur internet de nombreux conseils. Créer son association, la faire vivre, l’aider à grandir… Ce que l’on trouve moins en revanche, c’est une liste des choses à éviter à tout prix !
Comme pourrait le faire un ami, MaCotisation vous met en garde et vous présente huit choses à ne pas faire quand on est une association.
1. Combien sur le compte déjà ?
Les comptes d’une association, c’est la seule chose qui lui permet de fonctionner. Quand vous êtes fatigué d’envoyer des mails, des convocations, d’organiser un évènement, mais que vous voyez un compte bien portant, vous savez pourquoi vous agissez. Et cela est encore plus vrai quand cet argent est destiné à aider d’autres personnes. La personne responsable de votre comptabilité doit pouvoir vous dire combien vous avez sur votre compte, et si oui ou non, vous pouvez payer telle facture ou organiser telle soirée festive. Veillez à ce que le conseil d’administration soit toujours informé des comptes. L’exemple d’Eliane une trésorière que nous avons interrogée est très intéressant.
2. Nous en sommes à combien d’adhérents ?
Tenir un registre de vos adhérents et le mettre à jour est l’une des tâches impératives d’un responsable d’association. Les cotisations sont une sorte de « droit d’entrée » fédérateur qui marque l’engagement de chacun. Si vos statuts la rendent obligatoire, vous devez vous assurez que tous les membres présents à un évènement sont à jour dans leur cotisation. Cela peut être important pour des questions d’assurance par exemple.
3. Ça ne s’arrêtera donc jamais ?
A chaque rentrée, les membres d’une association sont pleins de bonnes volonté et de motivation. Un évènement musical, une kermesse, un loto, une sortie… Les idées fusent et semblent toutes très plaisantes. Souvenez-vous que chaque évènement vous demandera des heures, voire des jours de préparation. Faites le point sur les besoins et les attentes de chacun sans pour autant vous surcharger.
4. Je déteste ce maire !
La mairie de la ville qui accueille le siège de votre association est l’un de vos interlocuteurs privilégiés. Vous devez donc tout faire pour être en bons termes avec celle-ci. Cela peut prendre plusieurs formes : allez aux réunions organisées pour les associations, rendez les locaux et le matériel qui vous sont prêtés en parfait état et renseignez-vous bien avant de dire que la ville ne fait rien pour les associations… Une salle des fêtes à moindre coût, c’est déjà beaucoup !
5. Quoi ? Pierre a été remboursé ?
Vous êtes plus proche de certains adhérents que d’autres, attention à ne pas traduire ces différences au sein de votre association. Si un adhérent vous demande de rembourser son trajet, assurez-vous que tous les adhérents ayant fait le même trajet reçoivent la même proposition. Vous êtes le garant de votre unité associative.
6. Zut, on a dit qu’on était de droite !
Si votre association n’a aucune visée politique, préservez-vous de tout soutien ou de toute participation à des évènements de ce genre. Le cas échéant, veillez à équilibrer vos participations. Vous ne savez pas si la mairie de votre ville ou les collectivités qui vous soutiennent seront toujours du même bord politique dans 3 ou 5 ans.
7. Pour le prix que l’on te paie !?
Même si vous avez rédigé une description proche d’une fiche de poste, et que vous attendez beaucoup de votre ou de vos bénévoles, vous ne devez pas confondre bénévolat et emploi. Un bénévole a le droit de vous dire stop, de décliner une invitation ou de faire une pause. C’est en s’assurant de son bien-être que vous vous prémunirez de tout manquement.
8. Qu’est-ce qu’on dit ??
Une société vous a fait un don ? Une mairie vous a octroyé une subvention ? Un adhérent vous a accordé bien plus de temps que prévu ? Apprenez à remercier toutes ces personnes qui vous soutiennent et vous permettent d’avancer. Les oublier serait dangereux pour votre image et surtout très irrespectueux. Une carte, un petit cadeau, un mail, toutes les attentions seront les bienvenues.