Les associations qui organisent des stages au cours de l’année ont tout intérêt à s’appuyer sur un logiciel de gestion. Qu’il s’agisse d’un stage de chant, d’un stage de voile ou d’un stage à visée professionnelle, chaque évènement en présentiel ou à distance demande une véritable organisation.
Découvrez tous les avantages d’un logiciel de gestion pour organiser votre sortie ou votre stage : des points positifs pour vous mais aussi pour vos adhérents.
Invitez vos adhérents à un stage en quelques clics
Grâce à un logiciel de gestion, vous pouvez rassembler en un seul espace numérique l’ensemble des coordonnées de vos adhérents. Comme dans un répertoire papier, vous avez accès aux informations de chacun (adresse, numéro de téléphone, mail…) sous forme de fiche. Votre logiciel de gestion vous permet non seulement de créer une belle invitation mais aussi de l’envoyer à vos contacts en quelques clics. Choisissez la version e-mail pour une invitation efficace et rapide. Vous souhaitez créer une page dédiée à votre stage et envoyer le lien à vos adhérents, c’est aussi possible. Enfin, votre logiciel de gestion dont vous pouvez exporter les données vous permet d’envoyer facilement des lettres papiers grâce au publipostage.
Obtenez une réponse rapide de chacun
Votre association peut annoncer rapidement son futur stage aux adhérents et récolter leur réponse aussi simplement, en quelques clics. Glissez dans votre mail un lien vers un formulaire d’inscription ou vers un bouton de réponse « Je serai présent / Je ne serai pas présent ». Vous recevez en temps réel les réponses de chacun et vous pouvez ainsi commencer à préparer au mieux votre évènement (budget, transport, logistique…).
Rassemblez les inscriptions et les documents nécessaires
Votre logiciel de gestion vous permet de simplifier toutes les étapes administratives qui précèdent un stage. Autorisation parentale, autorisation de sortie du territoire, diplômes des animateurs, extrait de casier judiciaire des adultes encadrants, fiche sanitaire de liaison ou encore simple formulaire d’inscription… Tous ces documents peuvent être transmis directement sur l’espace de votre association et resteront à portée de clic avant, pendant et après le stage. Plus besoin de tout imprimer ni de tout transporter. Depuis votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur, vous avez accès à tous ces documents.
Communiquez autour de votre stage rapidement et efficacement
Les logiciels de gestion pour associations tel que MaCotisation.fr ont pensé à tout, même à la communication autour des évènements créés. Construisez une page internet dédiée à votre stage et partagez-là à volonté sur votre site internet, par e-mail et sur les pages des réseaux sociaux de vos membres. Chaque partage, chaque « j’aime » sera une occasion supplémentaire d’attirer des participants à votre stage. C’est aussi sur cette page que figureront toutes les informations nécessaires (dates, lieu, horaires, prix, objectifs…). A chaque mise à jour, vous pouvez envoyer un message pour prévenir vos adhérents que de nouvelles informations concernant leur stage ont été publiées.
Prolongez votre stage et ses bienfaits sur une page dédiée
Enfin, grâce à votre logiciel de gestion, vous pouvez animer une ou plusieurs pages avec des informations, des images et des témoignages portant sur votre stage. Cela peut être fait en temps réel – idéal par exemple pour communiquer avec les parents de vos jeunes adhérents – ou à posteriori – la vitrine parfaite pour trouver plus tard de nouvelles subventions.
C’est aussi sur cette page que pourront se retrouver les anciens stagiaires, afin d’échanger sur leurs expériences et donner envie à de futurs stagiaires de prendre leur suite. Tout ce que nous avons exposé ici est valable pour un stage, un séminaire ou n’importe quel évènement associatif, qu’il soit ponctuel ou durable.
