Comment tenir sa comptabilité quand on est une association ?

La comptabilité d’une association, c’est « le nerf de la guerre » comme on le dit souvent. C’est le budget d’une association qui détermine ses projets futurs, ses achats de matériel et donc, son champ d’action. Mais gérer la comptabilité d’une association n’est pas toujours facile. Découvrez comment tenir au mieux sa comptabilité. 

Trésorier d’une association, quelle est votre mission ?

Vous voici devenu comptable ou plutôt « trésorier » d’une association, félicitations. Si vous l’êtes depuis quelques semaines ou mois, mais que vous cherchez des informations pour mieux organiser votre fonction, vous êtes aussi le bienvenu.

Tenir la comptabilité d’une association ne semble pas très compliqué aux premiers abords. C’est une fonction bien souvent acceptée lors des premières réunions, pour rendre service ou en signe d’un réel investissement. Pourtant, dès les premières semaines, entre la création d’un compte bancaire et l’établissement des premières notes de frais par exemple, le trésorier prend souvent conscience de ce qui l’attend. Cotisations, factures, chèques de caution, remboursements, frais de déplacement, location de matériel… Il est très souvent sollicité. La fonction de trésorier demande alors d’être bien organisé.

Réalisez une feuille de route pour faire votre comptabilité plus rapidement

MaCotisation vous conseille d’ordonner votre travail en procédant par étapes. Une feuille de route qui précise, point par point, ce que vous avez à faire vous permet de gérer votre comptabilité plus facilement. Vous pouvez par exemple procéder dans cet ordre :

  1. Etat des lieux de votre compte bancaire ou de votre caisse.
  2. Point sur les cotisations et rappel de celles en attente.
  3. Entrée des tickets de caisses et factures.
  4. Remboursement des différents frais avancés par les bénévoles.
  5. Prévision rapide de l’argent qui va être dépensé ou récolté prochainement.

Ces cinq étapes pourront être réalisées quotidiennement pour les grosses associations, hebdomadairement pour les associations moyennes, et mensuellement pour les petites associations. Elles vous permettent de savoir régulièrement combien vous avez de cotisants mais surtout combien vous avez sur vos comptes.

Un livre de compte pour une comptabilité traditionnelle

Si vous souhaitez réaliser la comptabilité de votre association de façon simple et rapide, vous pouvez choisir de tenir un livre de compte. Cette manière de procéder est assez traditionnelle mais vous garantit que vous avez accès en tout temps à votre comptabilité.

Les cahiers de compte sont vendus en grande surface ou en papeterie. Comptez entre 30€ et 50€ pour un cahier qui rassemble toutes les opérations de votre association sous la forme « recettes/dépenses ». Plus vos mentions manuscrites seront précises, plus votre cahier sera clair, et lisible par un autre membre que vous (utile en cas de changement de mandat).

Les solutions digitales au service de votre comptabilité

Que vous soyez ou non un professionnel des nouvelles technologies, vous pouvez vous tourner sans crainte vers les solutions digitales pour gérer votre comptabilité.

Sur n’importe quel ordinateur, un fichier tableur (Excell, TTX…) vous aidera à entrer vos dépenses et vos recettes. Vous trouverez sur internet ou dans la rubrique d’aide du fichier, des explications simples pour entrer des formules automatiques dans vos documents. Vos cases « recettes » et « dépenses » se mettent à jour au fil de vos travaux. N’oubliez pas d’enregistrer vos fichiers après chaque modification et veillez à faire apparaître le maximum d’informations.

Des logiciels en ligne, souvent payants, peuvent devenir les partenaires de votre comptabilité. Ils vous garantissent la sécurité de vos données et sont bien plus attractifs, visuellement parlant, qu’un fichier tableur. Les applications ou plateforme de gestion de comptabilité en ligne permettent ensuite aux associations d’exporter leurs données sous forme d’illustrations ou de tableaux clairs. Idéal pour présenter le bilan financier de l’association à l’A.G.

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