Les Assemblées Générales des associations peuvent parfois être longues, complexes voire même totalement décousues. Pourtant, elles sont d’une importance capitale pour vos membres, votre image et pour prouver votre bon fonctionnement aux yeux de la loi.
Suivez les conseils chevronnés de MaCotisation.fr pour organiser des Assemblées Générales intéressantes et réussies en tous points.
Rappels à propos de l’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale rassemble de façon annuelle l’ensemble des membres d’une association. Elle est dite « ordinaire » dans ce cas, ou « extraordinaire » si elle est organisée pour statuer sur une question bien précise.
L’A.G. a pour but de faire le point sur les activités de l’association, d’approuver ou de rejeter la façon dont elle gère ses biens et ses finances, d’exclure ou d’accepter certains nouveaux membres du Conseil d’Administration.
Si votre association est reconnue d’utilité publique, si elle bénéficie de subventions publiques ou si elle est membre d’une fédération sportive, vous êtes légalement obligé de tenir une A.G. annuelle.
Prévenez et séduisez les intéressés
Ce sont bien souvent vos statuts qui précisent les modalités d’organisation de vos Assemblées Générales. Relisez-les donc plusieurs semaines avant votre A.G. Les statuts peuvent en effet préciser le délai d’envoi de vos invitations et nommer, selon sa fonction, la personne qui doit effectuer ces envois.
Si ce n’est pas le cas, MaCotisation.fr vous conseille de prévenir vos adhérents par voie postale au moins 3 semaines avant la date de votre future assemblée. Votre A.G doit rassembler vos membres actifs mais vous pouvez y ajouter toutes les personnes qui participent de près ou de loin à la vie de votre association : salariés, bénévoles, amis… Le secrétaire est bien souvent la personne la plus apte à réaliser ces envois. Proposez-lui de rédiger un courrier formel mais tout de même attractif : couleurs, précisions sur le déroulement de la réunion, images… Votre courrier est le premier élément qui donnera envie aux adhérents de venir vous retrouver, soignez-le !
Répartissez les tâches avant et pendant
Une Assemblée Générale va vous permettre de faire le point sur l’état de votre association, le bilan sur ses finances, son nombre d’adhérents et un état des lieux de toutes les activités passées et futures. Il est alors nécessaire de rassembler les membres de votre bureau plusieurs semaines au préalable, afin de récolter toutes les bonnes informations, de les vérifier ensemble, et de donner à chacun la mission qui lui incombe pour le jour J. « Seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin » dit l’adage.
Le secrétaire rédigera et enverra l’invitation, le président fera un mot d’accueil et animera l’A.G (vote des projets et des budgets, temps de parole…), le comptable présentera le bilan de l’année passée… Le secrétaire aura aussi pour mission de rédiger puis d’envoyer le compte-rendu de cette Assemblée Générale.
Soyez intéressant, créatif ou même festif
Une Assemblée Générale n’est jamais vraiment une réunion distrayante. À vous de rendre votre A.G. dynamique, intéressante et attractive. Soyez simple et efficace dans vos discours, présentez les comptes de manière claire à l’aide de diagrammes colorés ou de pictogrammes, insérez quelques photographies d’évènements passés lors du bilan d’activité… Chaque élément concret vous permettra de capter l’attention des personnes présentes, et leur donnera peut-être envie de s’investir davantage dans votre projet.
Pour conclure votre Assemblée Générale, rassemblez les personnes présentes autour d’un pot, d’un goûter ou d’un dîner, selon vos finances. Car le monde associatif est bien un monde fait de contacts humains avant tout. Un café, un simple verre de jus de fruit et quelques biscuits apéritifs permettent aux adhérents, bénévoles et autres invités de se rencontrer pour mieux agir ensemble ensuite. Une A.G. réussie est une A.G. qui leur donnera envie de revenir et de s’investir dans vos projets.
