Comment le digital peut-il optimiser la gestion de vos adhérents ?

Une association fonctionne pour et par ses adhérents : réunions, évènements, rassemblements, cotisations… Savez-vous que les outils numériques peuvent devenir de véritables alliés dans la gestion de vos adhérents ?

La gestion des adhérents, préoccupation centrale des associations

Bien gérer ses adhérents est un des enjeux majeurs des associations. La France comptait en 2017 près d’1,3 millions d’associations selon les chiffres du Forum National des Associations et Fondations. Quels que soient leurs objectifs, leurs moyens et leurs domaines, toutes les associations ont à cœur de gérer leur liste d’adhérents du mieux possible.

Ce sont en effet les adhérents qui sont le cœur de vie d’une l’association. Ce sont eux qui la font fonctionner, vivre et perdurer, grâce à leur bonne volonté et à leur cotisation.

Imaginez alors le faux pas quand l’un de vos adhérents se rend compte qu’il a manqué un événement faute d’invitation ?
Savez-vous que votre Assemblée Générale peut être annulée si un adhérent n’a pas reçu sa convocation et que vos statuts le prévoyaient ?

Optimiser la gestion de ses adhérents, c’est l’assurance d’un meilleur fonctionnement de l’association. C’est également un gain de temps considérable quand on sait utiliser correctement les outils actuellement proposés.

La gestion de son association en ligne

En comparaison des TPE ou PME, les associations sont plus réticentes à emprunter le chemin du digital pour faciliter leur gestion. De nombreux outils digitaux ont pourtant été développés ces dernières années spécialement pour les associations. Ils sont bien souvent gratuits ou à très bas coût et simplifient toutes leurs étapes de fonctionnement.

Conscients que les associations n’ont pas toutes la chance d’avoir un trésorier ou un secrétaire fervent de nouvelles technologies, ni de poste informatique spécifique, les développeurs ont alors misé sur des outils de gestion adhérents pratiques et faciles d’utilisation. Plus besoin de s’échanger les fichiers Excel mis à jour, ni de retaper à la main des dizaines d’adresses mail, ils ont pensé à tout.

Certains logiciels, dont le nôtre, permettent par exemple d’enregistrer des adhésions directement en ligne. Les adhérents paient en ligne leur cotisation de manière simple, rapide et sécurisée. Les coordonnées de chacun sont rassemblées dans une rubrique dédiée. Fini le casse-tête des paiements par chèque et des relances mensuelles.

Des outils pour mieux gérer ses adhérents, mais pas seulement !

La multiplication des outils digitaux a permis d’élargir le champ des possibles pour tous les utilisateurs. Les associations choisissent en fonction de leurs moyens humains et financiers les solutions de gestion digitale les plus adaptées.

Plusieurs solutions proposent ainsi aux associations de gérer leur comptabilité. Vous trouverez des prix différents en fonction de la taille de votre association. Des options de gestion s’ajoutent au fil des formules : chat, agenda, accès multipostes, facturation ou encore gestion des stocks.

Plus générale, la plateforme SolidaTech, développée il y a dix ans par Emmaüs, distribue des solutions numériques à moindre coût pour les associations : des logiciels, des équipements mais aussi des services, des formations et un centre de ressources numériques.

Gestion d’une association, une question d’informations

Bien gérer ses adhérents, c’est aussi bien connaître leurs droits et œuvrer pour leur bien-être au sein de votre association. Une association sportive rassemblant plusieurs centaines d’adhérents n’impliquera pas la même gestion des cotisations qu’une petite association religieuse par exemple.

Pour répondre à toutes les questions relatives au monde associatif et à la gestion de vos adhérents, deux sites s’offrent à vous. La voie officielle www.associations.gouv.fr ou la plateforme gratuite et collaborative OpenAsso qui a ouvert ses portes en juin 2018. Le site du gouvernement apporte des informations génériques tandis que la plateforme OpenAsso propose des articles complets et un module de questions/réponses pertinent.