Organiser l’Assemblée Générale d’une association est déjà en temps ordinaire une étape clé de la vie associative, qui revient chaque année. En cette période de crise sanitaire, de nombreuses associations ont choisi d’organiser des réunions en ligne. Et si vous optiez cette année pour une A.G en ligne ?
Il faut alors faire les choses dans le bon ordre : inviter, organiser, animer ! Quelles sont alors les choses à connaître ou à prévoir pour une Assemblée Générale à distance ?
Les 3 questions que l’on se pose sur une A.G. à distance
Vous devez organiser votre A.G. à distance et vous ne savez pas comment procéder ? Voici les cinq premiers points à valider et à méditer, avec les membres votre bureau si possible.
1. Qui inviter à l’A.G. à distance ?
L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a permis d’assouplir la loi en la matière et vous autorise à prévenir vos membres et intéressés « par tout moyen » : mail, courrier, coup de fil… En dehors de cela, votre Assemblée Générale à distance doit se dérouler au maximum dans les mêmes conditions qu’une A.G. classique et inviter les mêmes membres.
2. A.G. : Quand prévenir les adhérents de mon association ?
Les personnes convoquées doivent être avertie de la tenue de votre A.G. légalement 3 jours avant celle-ci, sauf si vos statuts ou votre règlement intérieur annoncent d’autres délais.
3. Que faut-il prévoir en amont de votre A.G. virtuelle ?
La même ordonnance n° 2020-321 vous autorise à réaliser des Assemblées Générales par conférence téléphonique ou audiovisuelle, avec la seule obligation est de préciser cette particularité dès l’annonce de l’A.G.. Votre convocation devra alors faire mention de la forme particulière de la prochaine Assemblée. A vous de choisir le moyen de communication le plus adapté à votre équipe et à vos membres.
Conseil : Proposez aux membres qui le souhaitent de se connecter 10 minutes avant l’heure officielle de votre A.G. et guidez-les dans l’utilisation du logiciel choisi.
Votre Assemblée Générale à distance : de nombreux points positifs
Les nombreuses possibilités du numérique peuvent profiter à votre association. Cette année, votre Assemblée Générale à distance rassemblera encore plus de monde et sera plus efficace. Nous vous expliquons pourquoi !
Le virtuel va donner envie de participer à votre A.G.
Qu’on se le dise, en dehors du pot final, rares sont les membres qui adorent les réunions parlant de chiffres et de dates, ce qu’ils préfèrent, c’est se retrouver et le pot final. Une A.G. à distance va être encore plus efficace qu’une Assemblée Générale classique, et laissera à chacun la possibilité d’être plus ou moins concentré en fonction du moment de la réunion, sans sortir de chez soi. Laissez la possibilité à vos membres de rester connectés à la fin de l’A.G. s’ils souhaitent discuter, en précisant bien que la réunion officielle est terminée.
Profitez du numérique pour rendre votre A.G. attractive
Puisque vous serez tous connectés face à un écran, il va vous falloir capter l’attention de vos membres. Vous pouvez alors choisir de diffuser un diaporama pendant que vous énoncer le rapport moral, avec des photographies des évènements passés. Vous pouvez aussi diffuser de la musique pendant que vous détaillez les comptes, et envoyer à chacun le rapport financier en temps réel, sans gaspiller de papier inutilement.
Rendez vos membres acteurs de votre A.G. à distance
Les membres peuvent donner leurs pouvoirs directement en ligne et même répondre aux questions de votre A.G. à distance. Si vous utilisez un logiciel de visio tel que Zoom, teams ou Skype, vous pourrez profiter de leurs modules de sondages en direct et de vote à « main levée ». Vous aurez également la possibilité d’enregistrer l’A.G. si vous le souhaitez.
Proposer un paiement des cotisations rapide et clair
Si vous n’avez pas encore sauté le pas, il serait judicieux de choisir une solution complète de gestion de votre association. MaCotisation.fr vous permet par exemple d’envoyer un lien à chaque membre de l’A.G, afin qu’il paie sa cotisation et remplisse son formulaire d’inscription en quelques clics. Les convocations aux prochaines A.G. ou réunions se feront ensuite en quelques clics seulement.
Les pouvoirs du numérique sont infinis et sont un appui de taille en cette période troublée. Puisque nous n’avons pas toujours le choix, voyons ces outils comme de véritables alliés, en attendant de pouvoir se retrouver en présentiel autour d’un verre !
