Les bénévoles de votre association donnent beaucoup de leur temps, mais ils ne sont pas obligés d’engager des frais en votre nom, sans compensation. La loi française vous autorise à rembourser les frais de vos bénévoles sous conditions, ou à les transformer éventuellement en don pour votre association.
MaCotisation.fr vous explique comment rembourser vos bénévoles dans les règles.
Rembourser les frais des bénévoles en toute légalité
Il est fréquent que les bénévoles avancent de l’argent pour leur association (nourriture, matériel, courrier, transport…). Ou qu’ils demandent le remboursement de leurs frais de déplacement par exemple. Il ne faut alors pas oublier que le bénévolat est libre et gratuit, mais que certaines dépenses peuvent peser lourd sur le budget de chacun.
Importantes ou pas, toutes les dépenses peuvent donner lieu à un remboursement, tant qu’elles sont justifiées, qu’elles participent au bon fonctionnement de l’association et qu’elles n’ont pas bénéficier au bénévole à titre personnel. Veillez à une parfaite équité entre vos membres : si un bénévole bénéficie du remboursement de ses frais, tous les bénévoles doivent pouvoir y prétendre également.
Deux choix s’offrent alors à vos bénévoles :
- Demander le remboursement de ces frais engagés sur leurs propres deniers,
- Faire don du montant de ces frais à l’association, en échange d’un reçu fiscal (valable uniquement pour les associations reconnues d’utilité publique).
Attention : le remboursement des frais de vos bénévoles peut donner lieu à des frictions entre les membres. Veillez à ce que les demandes de chacun ne s’ébruitent pas, et à ce que personne ne juge Mr UNTEL, qui demande le remboursement des 3 baguettes de pain qu’il a achetées.
Bien gérer les remboursements, c’est d’abord bien gérer sa comptabilité
C’est normalement le trésorier qui s’occupe de gérer le remboursement des frais engagés par les bénévoles. Ce genre de demande peut intervenir tout au long de l’année mais il est plus fréquent d’effectuer des remboursements en fin d’année (calendaire ou scolaire, en fonction de l’objet de votre association). Il est alors important d’avoir une comptabilité à jour et correctement tenue.
Chaque remboursement doit être effectué sur présentation d’un justificatif : facture ou note de frais, qui devront ensuite être conservés pendant 3 ans. Le remboursement des frais kilométriques peut se faire au forfait (fixé au préalable par l’association) ou selon le barème fiscal URSSAF. Sans facture ni justificatif, aucun remboursement n’est légalement possible.
Comment transformer un remboursement de frais en don ?
Si le bénévole souhaite faire don du montant de ses dépenses, il doit d’abord effectuer une Déclaration de renonciation au remboursement de ses frais. Si vous êtes bien responsable d’une association d’intérêt général ou reconnue d’utilité publique, vous pouvez émettre des reçus de dons, correspondant exactement aux factures ou aux notes de frais établies au préalable par le bénévole en question. Le bénévole bénéficiera d’une réduction d’impôt de 66 % du montant de son don, dans la limite de 20 % du revenu imposable. Ce pourcentage passe à 75 % pour les organismes d’aide aux personnes en difficulté (repas, soins, logement) et dans la limite de 1000€.
Que puis-je rembourser aux bénévoles de mon association ?
MaCotisation.fr vous conseille d’inscrire dans votre règlement intérieur la nature des frais pouvant donner lieu à un remboursement. Une association sportive locale ne sera pas amenée à rembourser les mêmes frais qu’une association professionnelle qui multiplie les congrès nationaux et internationaux.
Le Conseil d’Administration peut alors être amené à fixer un montant maximum par nuitée à l’hôtel, par déjeuner ou des conditions précises pour un trajet en train par exemple (2ème classe… N’hésitez pas à contacter une association qui porte des projets similaires aux vôtres pour leur poser des questions plus précises.
Attention, des montants de remboursement anormalement élevés attireront l’attention des autorités et pourront être considérés comme des salaires cachés. Toutes ces démarches peuvent vous sembler complexe. Mais elles prouvent à vos bénévoles que vous prenez soin d’eux et que vous restez à leur écoute. Elles sont légalement encadrées et participent à votre bon fonctionnement global.
