La gestion des adhérents fait partie des missions les plus importantes et les plus énergivores de toute association. Que vous rassembliez des dizaines d’adhérents ou des centaines de participants, gérer les cotisations de chacun est un casse-tête.
Si en cette fin d’année scolaire, vous n’avez toujours pas réussi à être à jour dans vos démarches, ou si vous avez encore en tête les difficultés de gestion des adhésions de 2021, il est temps d’agir et de trouver votre solution !
Méthode et organisation, le secret d’une asso qui dure
Que vous soyez une association professionnelle, une association sportive ou une asso étudiante, la gestion des adhérents et toujours le nerf de la guerre. C’est cette démarche qui vous prend le plus de temps, qui demande le plus d’énergie, et c’est aussi son résultat qui conditionne la réussite de votre activité. A chaque fois que vous organiserez un évènement, une réunion, à chaque fois que vous remplirez un dossier administratif, vous devrez savoir combien votre association compte d’adhérent.
Plus important encore, dans de nombreux cas, l’adhésion permet à vos adhérents d’être couverts par votre assurance en cas de problème ou de dommage. Vous devez donc pouvoir vérifier en quelques instants seulement qui a versé sa cotisation et qui n’est toujours pas à jour.
La gestion des adhésions, miroir du sérieux de votre association
Le nombre d’adhérent de votre association peut conditionner l’obtention de subventions, le prêt de salles ou de matériels. Il est donc primordial de vous tenir à jour et de relancer en temps voulu les cotisations des retardataires. Si vous n’êtes pas vous-même en charge de l’encaissement des cotisations, faites-un point numérique à chaque début de mois avec le responsable. Si vous n’utilisez pas encore de logiciel de gestion, veillez à tenir rigoureusement votre comptabilité et votre fichier d’adhérents.
Le logiciel de gestion, meilleur ami de votre association
De plus en plus d’associations se tournent vers des solutions ou des logiciels informatiques pour mieux gérer leur fonctionnement. Un cahier ou un fichier d’adhérents via Excel, remplis avec tout le soin nécessaire, ne seront jamais aussi fiables et sécurisés qu’un logiciel spécialisé. Qui n’a jamais expérimenté le fameux « tri » des colonnes Excel et constaté un mélange des coordonnées ? Les cahiers de comptabilité sont eux aussi des atouts majeurs du monde associatif, mais lorsque le fameux objet manque à l’appel lors d’une réunion, pas simple de faire sans…
Il existe en effet des suites logicielles qui s’installent sur plusieurs postes de travail et des logiciels de gestion en ligne au service du monde associatif. Les associations de toutes tailles et de tous les secteurs peuvent y créer leur propre espace numérique et proposer des modules spécifiques pour récolter des paiements, recevoir et envoyer des fichiers ou encore des campagnes de mails.
La gestion des adhésions avec un logiciel, quels avantages ?
Un logiciel de gestion des adhésions associe simplicité et sécurité, sur le long terme. Il vous suffit par exemple de quelques minutes pour envoyer à tous vos adhérents un mail leur donnant accès à votre espace personnel. Vous pouvez créer une page aux couleurs de votre association, avec logo, photos et même boutique. En quelques clics, les adhérents vous adressent le paiement de leur cotisation, y ajoutent des goodies ou des participations spécifiques, en même temps qu’un formulaire contenant toutes leurs coordonnées.
Depuis votre espace personnel, en tant que responsable, vous pouvez accéder à toutes les informations des adhérents, les trier, les organiser, et leur envoyer des messages groupés.
Faites-vous votre avis sur Macotisation.fr
Un logiciel de gestion des adhérents tel que MaCotisation.fr vous propose aussi de collecter des dons, de créer une billetterie, d’organiser vos AG et simplifie votre gestion comptable, tout en facilitant votre communication. Rendez-vous ici pour en savoir plus sur les options que nous vous proposons.
