Les journées portes ouvertes sont les meilleures vitrines des associations. Entre invitation et démonstration, elles vous permettent de présenter ce que votre association peut offrir à ses adhérents et à ses bénévoles.
Organiser une journée portes ouvertes peut sembler contraignant et chronophage… Macotisation.fr vous livre ses conseils pour faire de ces quelques heures de véritables instants de partage.
Quand organiser ses journées portes ouvertes ?
Vos journées portes ouvertes peuvent être organisées à différentes périodes de l’année, en fonction du but de votre association. En fin d’année, entre mai et début juillet, les journées portes ouvertes vous permettent de profiter des températures estivales et d’une ambiance décontractée. Vous pouvez présenter les projets réalisés au cours de l’année et prévoir de petites démonstrations. Pourtant à cette période, vous prenez aussi le risque que les personnes intéressées par votre association vous oublient pendant les deux mois d’été…
La rentrée scolaire est selon nous la période idéale pour organiser vos journées portes ouvertes. C’est un bon moyen de tester les activités que vous proposez pour vos adhérents, jeunes et moins jeunes, et cela permet aux futurs participants d’inscrire vos propositions dans leur nouvel emploi du temps.
Prévoir et annoncer, la clé des journées portes-ouvertes
Il est important de penser et d’organiser dès à présent les journées portes-ouvertes de votre association, surtout si vous souhaitez qu’elles se déroulent à la rentrée 2020. Vous devez pouvoir annoncer rapidement la date et les horaires de votre évènement, afin qu’il entre dans les mémoires et les plannings de chacun.
L’annonce de vos portes-ouvertes sera alors largement faite sur les réseaux sociaux, dans votre prochaine newsletter, sur le site de votre association ou le panneau d’affichage de la ville. Dans l’idéal, un rappel sera fait en août puis tout au début du mois de septembre.
Vous pensez qu’une journée portes ouvertes est trop complexe à mettre en place ? Proposez simplement à vos adhérents d’inviter parents et amis lors de la prochaine réunion/activité.
Portes ouvertes et démonstrations, le miroir de votre association
Les journées portes-ouvertes ont pour objectif principal de montrer ce qui compose votre association, ses objectifs, ses projets… C’est en quelques sortes votre carte de visite pendant quelques heures. Organisez vos portes-ouvertes aux horaires habituels de réunion ou choisissez de dédier un week-end complet à l’évènement, selon la taille de votre association.
Pour un moment encore plus convivial, prévoyez quelques cruches d’eau, des verres et du sirop, ou tout simplement des tasses et du café (en fonction du moment de la journée et de votre public). Un verre partagé, même sans alcool, est toujours prétexte à discussion.
Vous ne souhaitez pas organiser de journée portes ouvertes, faute de temps ou de moyens humains ? Contactez votre mairie pour savoir si elle organise un « forum des associations ». Ces journées d’action rassemblent en un même lieu toutes les associations de la ville, du village ou du quartier.
Votre mairie peut aussi vous fournir du matériel pour le jour J : grilles-d ’exposition pour afficher vos informations ou même barrières en métal pour guider les visiteurs…
Les journées portes ouvertes de l’association et la Covid-19
Après des mois de confinement et de repli sur soi, l’heure est enfin revenue au partage d’expérience et à l’accueil de l’autre. Pour organiser vos portes-ouvertes en tenant compte des gestes barrières, privilégiez les réunions en extérieur et tentez de créer un sens de circulation avec une entrée et une sortie bien identifiées. Vérifiez que vous disposez d’un point d’eau et de savon ; à défaut, prévoyez des flacons de gel hydroalcoolique. Contactez votre mairie pour connaître les préconisations et conseils locaux.
Avec ou sans virus, les journées portes ouvertes sont réellement bénéfiques pour agrandir vos rangs, côté adhérents et côté bénévoles.
