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MaCotisation vous présente… Eliane, une trésorière bénévole

17 mai 2019 — par Fabien Tranché0

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MaCotisation a décidé de partir à la conquête du monde associatif et de vous présenter régulièrement des bénévoles engagés. Ils vous conteront leur quotidien associatif, leurs passions mais aussi leurs problèmes, et surtout leurs solutions !

Nous rencontrons cette semaine Eliane, trésorière d’une association qui organise et sonorise des manifestations culturelles caritatives, notamment des concerts, dans le Grand Est.

Qui es-tu et comment es-tu arrivée dans la vie associative ?

Je m’appelle Eliane, j’ai 29 ans et je suis maman de 4 jeunes enfants. Je suis musicienne et c’est par ce biais que j’ai rencontré mon mari, chanteur, guitariste et violoniste. Nous avons d’abord créé une association pour soutenir nos propres concerts, acheter notre matériel de sonorisation, et parvenir à jouer régulièrement en tant que bénévoles. Et les enfants sont arrivés ! Nous avons continué notre engagement en sonorisant des concerts qui récoltent des fonds pour des causes importantes, nous fournissons le matériel et sonorisons l’évènement.

Depuis quand occupes-tu cette fonction et quel temps y consacres-tu ?

Je suis trésorière de l’association depuis près de 10 ans. Notre vie associative dépend des projets que nous accompagnons. Chaque année en janvier, je gère le rappel des adhésions, et parfois la recherche de nouveaux cotisants. Je vérifie nos comptes sur internet à chaque début de mois. Les concerts ou évènements sonorisés me demandent un petit travail de prévision en amont, je gère aussi la demande d’attestation d’assurance. J’encaisse le défraiement après l’évènement et j’adresse aux membres qui en ont fait la demande le remboursement de leurs frais de déplacement.

Comment parviens-tu à gérer ton quotidien et ton engagement associatif ?

Je pense qu’en regroupant ces heures, je consacre seulement une journée par mois à notre association. Comme j’aime beaucoup le papier, je tiens un cahier de compte classique, que je transpose une fois par trimestre sur mon ordinateur, dans un simple fichier Excel. C’est pratique pour dresser un bilan des comptes lors des Assemblées Générales. Même si notre association n’est composée que d’amis, nous tenons à être réglo sur tous les points. D’autres associations nous font confiance, et la rigueur est vraiment primordiale en comptabilité.

Peux-tu nous raconter le projet de votre association qui t’a le plus marqué ?

En 2012 et 2013, nous avions rejoint une aventure nationale nommée « Les Rockeurs ont du cœur ». Nous avons organisé des soirées de concert originales puisque pour entrer dans la salle, les spectateurs devaient apporter un jouet neuf, d’une valeur minimale de 8€. Les personnes qui n’avaient pas prévu pouvaient payer leur ticket d’entrée 10€. C’est moi qui me suis chargée d’aller acheter des jouets avec la recette des tickets et des boissons, et qui ai ensuite apporté le tout aux hôpitaux de notre ville et à la Croix Rouge. C’était un projet musical convivial, qui nous a pris beaucoup de temps mais qui avait une portée incroyable.

Quels conseils donnerais-tu à ceux qui hésitent à devenir membre du bureau ou à adhérer à une asso ?

Je suis adhérente de plusieurs autres associations, tournées vers le monde caritatif, et je trouve que c’est un maillage extraordinaire, qui a besoin de tout le monde pour avancer. Je ne suis pas une experte en montages informatiques par exemple, mais d’autres bénévoles m’aident à créer de jolis fichiers à l’aide de mon travail. Chacun de nos adhérents est impliqué en fonction de ses talents, de ses capacités et de son temps. Certains viennent nous aider à charger et décharger le matériel de sonorisation dans nos voitures, d’autres sont heureux de nous encourager de loin, et de nous retrouver pour les AG ou les réunions.

La force d’une association naît de toutes les petites impulsions. Je suis fière d’en être la trésorière, et d’agir dans l’ombre.

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Comment tenir sa comptabilité quand on est une association ?

29 avril 2019 — par Fabien Tranché0

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La comptabilité d’une association, c’est « le nerf de la guerre » comme on le dit souvent. C’est le budget d’une association qui détermine ses projets futurs, ses achats de matériel et donc, son champ d’action. Mais gérer la comptabilité d’une association n’est pas toujours facile. Découvrez comment tenir au mieux sa comptabilité. 

Trésorier d’une association, quelle est votre mission ?

Vous voici devenu comptable ou plutôt « trésorier » d’une association, félicitations. Si vous l’êtes depuis quelques semaines ou mois, mais que vous cherchez des informations pour mieux organiser votre fonction, vous êtes aussi le bienvenu.

Tenir la comptabilité d’une association ne semble pas très compliqué aux premiers abords. C’est une fonction bien souvent acceptée lors des premières réunions, pour rendre service ou en signe d’un réel investissement. Pourtant, dès les premières semaines, entre la création d’un compte bancaire et l’établissement des premières notes de frais par exemple, le trésorier prend souvent conscience de ce qui l’attend. Cotisations, factures, chèques de caution, remboursements, frais de déplacement, location de matériel… Il est très souvent sollicité. La fonction de trésorier demande alors d’être bien organisé.

Réalisez une feuille de route pour faire votre comptabilité plus rapidement

MaCotisation vous conseille d’ordonner votre travail en procédant par étapes. Une feuille de route qui précise, point par point, ce que vous avez à faire vous permet de gérer votre comptabilité plus facilement. Vous pouvez par exemple procéder dans cet ordre :

  1. Etat des lieux de votre compte bancaire ou de votre caisse.
  2. Point sur les cotisations et rappel de celles en attente.
  3. Entrée des tickets de caisses et factures.
  4. Remboursement des différents frais avancés par les bénévoles.
  5. Prévision rapide de l’argent qui va être dépensé ou récolté prochainement.

Ces cinq étapes pourront être réalisées quotidiennement pour les grosses associations, hebdomadairement pour les associations moyennes, et mensuellement pour les petites associations. Elles vous permettent de savoir régulièrement combien vous avez de cotisants mais surtout combien vous avez sur vos comptes.

Un livre de compte pour une comptabilité traditionnelle

Si vous souhaitez réaliser la comptabilité de votre association de façon simple et rapide, vous pouvez choisir de tenir un livre de compte. Cette manière de procéder est assez traditionnelle mais vous garantit que vous avez accès en tout temps à votre comptabilité.

Les cahiers de compte sont vendus en grande surface ou en papeterie. Comptez entre 30€ et 50€ pour un cahier qui rassemble toutes les opérations de votre association sous la forme « recettes/dépenses ». Plus vos mentions manuscrites seront précises, plus votre cahier sera clair, et lisible par un autre membre que vous (utile en cas de changement de mandat).

Les solutions digitales au service de votre comptabilité

Que vous soyez ou non un professionnel des nouvelles technologies, vous pouvez vous tourner sans crainte vers les solutions digitales pour gérer votre comptabilité.

Sur n’importe quel ordinateur, un fichier tableur (Excell, TTX…) vous aidera à entrer vos dépenses et vos recettes. Vous trouverez sur internet ou dans la rubrique d’aide du fichier, des explications simples pour entrer des formules automatiques dans vos documents. Vos cases « recettes » et « dépenses » se mettent à jour au fil de vos travaux. N’oubliez pas d’enregistrer vos fichiers après chaque modification et veillez à faire apparaître le maximum d’informations.

Des logiciels en ligne, souvent payants, peuvent devenir les partenaires de votre comptabilité. Ils vous garantissent la sécurité de vos données et sont bien plus attractifs, visuellement parlant, qu’un fichier tableur. Les applications ou plateforme de gestion de comptabilité en ligne permettent ensuite aux associations d’exporter leurs données sous forme d’illustrations ou de tableaux clairs. Idéal pour présenter le bilan financier de l’association à l’A.G.

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Défiscalisation et dons, jusqu’où peut-on aller ?

12 avril 2019 — par Fabien Tranché0

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Les associations loi 1901 de France annoncent souvent la mention « Don déductible de vos impôts », avec un pourcentage associé. On retrouve cette information sur les bulletins d’adhésion, les flyers de campagnes de don ou les bannières marketing des sites internet.

Que peut-on réellement proposer à ses adhérents en matière de défiscalisation ? De quoi dépend cette autorisation de réduction d’impôt sur le revenu ?

Pourquoi une défiscalisation de certains dons ?

L’Etat a estimé il y a plus de 30 ans qu’un don fait en faveur d’une association « loi 1901 » à but non lucratif devait être en quelque sorte « récompensé ». C’est pour le gouvernement une façon de s’engager aux côtés des associations puisqu’il lui est impossible d’accorder des dons réguliers au 1.5 million d’associations qui vit dans notre pays…

Le Code Général des impôts a donc précisé que tous les dons monétaires attribués à une association reconnue d’intérêt général, ouvraient droit « à une réduction d’impôt sur le revenu égale à 66 % de leur montant », dans la limite de 20 % du revenu imposable, et 75% pour l’IFI.

En clair, celui qui donne 100€ à une association peut déduire de ses impôts sur le revenu 66€ l’année suivante. Il n’aura donc dépensé que 34€ pour cette opération bienfaisante. Mais cette déduction n’est pas ouverte à toutes les associations loi 1901.

Quelle association peut proposer une défiscalisation des dons ?

Pour éviter la fraude, le Code Général des Impôts a pris soin de lister toutes les associations qui servent l’intérêt général et ne cherchent par à faire du profit (à but non lucratif).

La défiscalisation est alors possible, selon les articles 200 et 238bis, pour :

  • Les fondations ou associations reconnues d’utilité publique.
  • Les œuvres ou organismes d’intérêt général ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, ou concourant à la mise en valeur d’un patrimoine artistique.
  • Les établissements d’enseignement supérieur ou d’enseignement artistique publics ou privés, d’intérêt général.
  • Les organismes agréés dans les conditions prévues dont le siège est situé dans un Etat membre de l’Union européenne (sous conditions).
  • Les associations cultuelles et de bienfaisance, ainsi que les établissements publics des cultes reconnus d’Alsace-Moselle.

Cette démarche qui encourage les Français à donner est valable pour les professionnels comme les particuliers. Les dons, les cotisations et les frais engagés dans le cadre d’une activité bénévole sont déductibles.

En 1989, la « loi Coluche » est venue consolider le dispositif en créant une déduction fiscale supplémentaire aux « organismes d’aide aux personnes en difficulté ». Ces dons peuvent ainsi être défiscalisés à hauteur de 75%, pour un plafond annuel de 537€ déductibles, soit une réduction d’impôt maximale de 403 €.

Mon association peut-elle proposer une défiscalisation ?

Seules les associations à but non lucratif et correspondant aux définitions ci-dessus peuvent proposer une défiscalisation des dons.

Si tel est votre cas, il suffit d’adresser une demande à la Direction départementale des Finances publiques la plus proche du siège de votre association. Cette demande peut être rédigée sous forme de lettre, sur papier libre, et envoyée en courrier recommandé. Elle doit préciser les motifs de votre demande et le but de votre association loi 1901.

Une demande reçoit sa réponse, positive ou négative, dans les 6 mois qui suivent l’envoi de la lettre. Si la réponse est positive, votre association reconnue d’intérêt général pourra délivrer des reçus fiscaux à toutes les personnes effectuant un don. La réponse sera négative si l’administration estime que votre association n’entre pas dans les critères énonces. Tout refus sera correctement justifié.

NB : Avec le prélèvement à la source, les Français seront amenés à faire une déclaration précisant toutes les dépenses ouvrant droit à des réductions d’impôts à chaque Printemps.

MaCotisation peut vous accompagner dans la récolte de vos dons en ligne. Une collecte spécifique « Dons » a été mise en place dans la nouvelle solution afin de vous simplifier la vie. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !

 

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Les bénéfices d’un logiciel de gestion en ligne pour votre association

28 février 2019 — par Fabien Tranché0

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Un logiciel en ligne peut-il vraiment aider une association ? Apporte-t-il les mêmes choses à un club de foot local qu’à une association de soutien à un projet humanitaire ? Voici une liste des bénéfices d’un logiciel de gestion en ligne pour votre association.

Un logiciel de gestion d’associationS, qu’est-ce que c’est ?

La France comptait à la fin de l’année 2018 plus d’1 500 000 associations sur son territoire. Toutes ces associations possèdent des objectifs et des modes de fonctionnement bien différents. Mais certains impondérables de gestion sont présents quelles que soient leurs tailles et leurs buts.

Un logiciel de gestion permet à une association de rassembler toutes les informations dont elle a besoin pour bien fonctionner. Les noms et informations qu’elle souhaite conserver sur ses adhérents, les sommes payées ou dues par chacun des membres par exemple. Un logiciel de gestion simple ou complexe peut aussi vous aider dans toutes les étapes de votre comptabilité grâce à la mise à disposition de fichiers de comptabilité préremplis. Entrées, sorties, actif, tout est clair et conservé en lieu sûr.

Un logiciel de gestion s’installe sur l’ordinateur d’un des responsables de l’association. Il peut être accessible selon les formules depuis un ou plusieurs postes, et même être accessible en ligne avec la création d’une session particulière.

Associations et logiciel de gestion : pour rester en contact

Une association doit savoir combien d’adhérents elle rassemble et comment les contacter tout au long de l’année. D’abord pour des questions d’organisations : « Où trouver l’adresse ou le numéro de téléphone de telle personne qui n’a pas encore cotisé cette année ?» par exemple, mais surtout pour des questions de bon fonctionnement. Envoyer un courrier, une convocation, un tract se fait en quelques clics grâce à une adresse de messagerie interne. Le logiciel de gestion rassemble sur un seul et même espace toutes les fiches de contact de vos membres, adhérents ou sympathisants.

Vous pouvez, dans la plupart des logiciels de gestion, créer des fichiers dédiés à chaque catégorie de personnes. Plus besoin de chercher à qui demander une subvention à la rentrée : les noms et adresses figurent dans votre base de données.

Les logiciels de gestion en ligne permettent aux associations qui le souhaitent de donner un accès particulier à leurs adhérents. Ils s’inscrivent en ligne et renseignent tous les champs requis. Leurs informations personnelles sont directement rassemblées et classées dans le logiciel.

Les données sont toujours protégées et accessibles seulement aux administrateurs du logiciel.

Le logiciel de gestion, les atouts de la modernité

Les associations se demandent bien souvent s’il est utile d’investir dans un logiciel de gestion. Certes, un cahier de compte bien tenu ne coûtera pas plus de quelques euros et sera opérationnel pour plusieurs années. Mais que se passe-t-il lorsque ce cahier est perdu ou endommagé ? Et en cas de désaccord ou de changement de présidence ?…

Contrairement à une version papier, une version numérique peut être conservée, partagée et même analysée si vous le souhaitez. Les logiciels de gestion peuvent vous aider à comprendre vos finances sous la forme de graphiques par exemple, très utiles pour présenter ses comptes lors de l’A.G annuelle.

Association : pourquoi opter pour un logiciel de gestion en ligne ?

Le logiciel de gestion en ligne propose en général plus d’options qu’un logiciel qui s’installe sur un seul poste. Il devient un adjuvant idéal par exemple dans la gestion et le paiement de vos cotisations. Un mail est envoyé à tous les anciens membres pour leur proposer de renouveler et de régler leur adhésion en ligne. De façon simple et sécurisée, vous recevez toutes leurs données et n’avez pas besoin de courir après les paiements.

Il peut aussi vous proposer de créer une page internet pour votre association, une sorte de vitrine de votre projet ou association sportive, ainsi que la mise à disposition d’un espace commun, accessible à tous les adhérents (messagerie, chat…).

Toutes ces propositions, ces options en quelques sortes, dépendent de la version du logiciel de gestion choisi par votre association. Abonnement mensuel, achat à l’année, forfait… Renseignez-vous bien sur tout ce qu’il comprend, ses avantages et ses inconvénients avant de faire votre choix.

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Organiser l’Assemblée Générale de son Association, comment faire ?

29 janvier 2019 — par Arnaud0

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Il existe deux types d’Assemblée Générale (AG).
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).

L’Assemblée Générale Ordinaire doit se réunir au minimum une fois par an et permet à l’ensemble des membres de l’association de prendre les décisions importantes concernant la gestion et la vie de l’association. La loi 1901 laisse le libre choix aux associations de définir dans les statuts l’organisation et la composition de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale Extraordinaire à plus un caractère exceptionnel.

Quelle est l’utilité des Assemblées Générales ?

L’assemblée Générale Ordinaire permet aux dirigeants d’une association de prendre une décision sur les sujets importants (sauf disposition contraire des statuts) comme :

  • Approuver les comptes de l’exercice précédent et affecter les résultats
  • Définir le budget de l’année suivante
  • Réaliser le bilan des actions de l’association
  • Établir une ligne directrice pour les années futures
  • Décider des champs d’actions futures
  • Exclusion ou élection des membres du conseil d’administration
  • Pouvoir sur les choix touchant le patrimoine de l’association

L’Assemblée Générale Extraordinaire statue le plus souvent sur des décisions sortantes de la gestion courant de l’association comme :

  • Révoquer le conseil d’administration
  • Modifier les statuts ou bien les règles de l’association
  • Dissoudre ou fusionner l’association

Comment organiser l’Assemblée Générale ?

L’organisation d’Assemblée Générale est nécessite le respect de certaines règles. Si ces règles venaient ne pas être respecté, un des membres de l’association pourra demander l’annulation de cette Assemblée Générale et donc des décisions prises.

Il est donc très important d’anticiper l’AGO et de prévenir les participants suffisamment en avance. Une convocation doit être envoyé aux membres de l’association, de préférence au minimum 15 jours avant l’Assemblée Générale. Il est recommandé de faire parvenir cette convocation par lettre simple ou recommandée, par voie de presse ou bien par e-mail. Évitez la convocation orale un maximum, car aucune preuve de cette convocation n’existera.

La convocation doit écrite par un des membres dirigeants de l’association et plusieurs informations doivent y figurer :

  • L’ordre du jour
  • Le nom de l’association
  • La date et l’heure de l’Assemblée Générale
  • Le lieu de l’Assemblée Générale
  • L’auteur de la convocation avec sa signature
  • La date de la convocation
  • Le type de l’Assemblée Générale
  • La liste des sujets évoqués dans l’Assemblée Générale

Les membres ne pouvant être présent lors de l’AG peuvent signer une procuration, pour laisser leur droit de vote à un membre présent.

Le déroulement de l’Assemblée Générale

Au début de la séance un président est nommé. Il gère l’Assemblée Générale et centre les discussions sur les sujets évoqués dans la convocation. Son rôle est important, car il doit définir les moments de parole. Un adhérent sera heureux de participer à l’AG de son association s’il peut prendre la parole et s’il est écouté bien entendu.

Une feuille de présence est distribuée afin que les participants puissent émarger. Sous certaines conditions définis dans les statuts de l’association un quorum peut être requis pour la tenue de l’Assemblée générale. Le quorum est le nombre de membre minimum devant être présent ou représenté durant l’AG.

Habituellement, le vote doit porter uniquement sur l’ordre du jour. Cependant, il existe des exceptions. Vous êtes libre de choisir le mode de scrutin :

  • Le vote à main levée
  • Le vote en ligne
  • Le vote à bulletin secret
  • Le vote par correspondance

Doit-on établir un procès-verbal ?

Le procès-verbal (PV) n’est pas obligatoire pour toutes les associations. Mais, il est fortement conseillé de le rédiger, car il résume les débats de l’AG ainsi que les décisions votées. Les membres absents de l’AG seront certainement très intéressés pour connaitre les échanges qui ont eu lieu durant l’Assemblée Générale.

Le PV est très important, car c’est un document qu’il faudra fournir à certaines institutions. Dans le cas de modifications des statuts, des noms, du siège et des organes d’administration et de direction il faudra informer la préfecture du siège sociale.

À travers cette article nous vous avons expliqué le fonctionnement et l’utilité des Assemblées Générales, si vous souhaitez plus de précisions vous en trouverez sur le site suivant : démarches administratives

Une Assemblée Générale demande une bonne organisation. Easyshares est un logiciel dédié à l’organisation et la gestion des Assemblées Générales. Il vous permettra d’organiser et gérer votre AG.

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Comment le digital peut-il optimiser la gestion de vos adhérents ?

18 décembre 2018 — par Arnaud0

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Une association fonctionne pour et par ses adhérents : réunions, évènements, rassemblements, cotisations… Savez-vous que les outils numériques peuvent devenir de véritables alliés dans la gestion de vos adhérents ?

La gestion des adhérents, préoccupation centrale des associations

Bien gérer ses adhérents est un des enjeux majeurs des associations. La France comptait en 2017 près d’1,3 millions d’associations selon les chiffres du Forum National des Associations et Fondations. Quels que soient leurs objectifs, leurs moyens et leurs domaines, toutes les associations ont à cœur de gérer leur liste d’adhérents du mieux possible.

Ce sont en effet les adhérents qui sont le cœur de vie d’une l’association. Ce sont eux qui la font fonctionner, vivre et perdurer, grâce à leur bonne volonté et à leur cotisation.

Imaginez alors le faux pas quand l’un de vos adhérents se rend compte qu’il a manqué un événement faute d’invitation ?
Savez-vous que votre Assemblée Générale peut être annulée si un adhérent n’a pas reçu sa convocation et que vos statuts le prévoyaient ?

Optimiser la gestion de ses adhérents, c’est l’assurance d’un meilleur fonctionnement de l’association. C’est également un gain de temps considérable quand on sait utiliser correctement les outils actuellement proposés.

La gestion de son association en ligne

En comparaison des TPE ou PME, les associations sont plus réticentes à emprunter le chemin du digital pour faciliter leur gestion. De nombreux outils digitaux ont pourtant été développés ces dernières années spécialement pour les associations. Ils sont bien souvent gratuits ou à très bas coût et simplifient toutes leurs étapes de fonctionnement.

Conscients que les associations n’ont pas toutes la chance d’avoir un trésorier ou un secrétaire fervent de nouvelles technologies, ni de poste informatique spécifique, les développeurs ont alors misé sur des outils de gestion adhérents pratiques et faciles d’utilisation. Plus besoin de s’échanger les fichiers Excel mis à jour, ni de retaper à la main des dizaines d’adresses mail, ils ont pensé à tout.

Certains logiciels, dont le nôtre, permettent par exemple d’enregistrer des adhésions directement en ligne. Les adhérents paient en ligne leur cotisation de manière simple, rapide et sécurisée. Les coordonnées de chacun sont rassemblées dans une rubrique dédiée. Fini le casse-tête des paiements par chèque et des relances mensuelles.

Des outils pour mieux gérer ses adhérents, mais pas seulement !

La multiplication des outils digitaux a permis d’élargir le champ des possibles pour tous les utilisateurs. Les associations choisissent en fonction de leurs moyens humains et financiers les solutions de gestion digitale les plus adaptées.

Plusieurs solutions proposent ainsi aux associations de gérer leur comptabilité. Vous trouverez des prix différents en fonction de la taille de votre association. Des options de gestion s’ajoutent au fil des formules : chat, agenda, accès multipostes, facturation ou encore gestion des stocks.

Plus générale, la plateforme SolidaTech, développée il y a dix ans par Emmaüs, distribue des solutions numériques à moindre coût pour les associations : des logiciels, des équipements mais aussi des services, des formations et un centre de ressources numériques.

Gestion d’une association, une question d’informations

Bien gérer ses adhérents, c’est aussi bien connaître leurs droits et œuvrer pour leur bien-être au sein de votre association. Une association sportive rassemblant plusieurs centaines d’adhérents n’impliquera pas la même gestion des cotisations qu’une petite association religieuse par exemple.

Pour répondre à toutes les questions relatives au monde associatif et à la gestion de vos adhérents, deux sites s’offrent à vous. La voie officielle www.associations.gouv.fr ou la plateforme gratuite et collaborative OpenAsso qui a ouvert ses portes en juin 2018. Le site du gouvernement apporte des informations génériques tandis que la plateforme OpenAsso propose des articles complets et un module de questions/réponses pertinent.

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En quoi l’organisation de stages est bénéfique pour votre association ?

13 septembre 2018 — par Aurélien0

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Chères associations, les vacances de la toussaint arrivent à grands pas et c’est l’occasion pour vous d’en profiter pour organiser des stages. Terminé le farniente de la période estivale, saisissez ainsi l’opportunité de séduire vos participants en leur permettant de passer un cap de forme et en leur proposant une offre sportive et culturelle différente ! Votre challenge ?  Bien préparer le stage pour permettre à vos participants de passer une semaine sportive, instructive, positive, et surtout conviviale (et oui, c’est avant tout un moment de vacances).

La réussite d’un stage passe par une bonne organisation et une bonne logistique.

N’ayez plus de doute, il n’a jamais été aussi simple et rapide de bien préparer son stage ! L’outil MaCotisation vous facilite ces démarches en vous permettant de collecter vos cotisations stage en ligne 24h/24 et 7j/7.  Il vous suffit donc de créer un “profil associatif” sur MaCotisation.fr, de générer votre collecte stage et de la transmettre directement à vos participants sur votre site, sur votre page Facebook ou par mail depuis votre profil associatif. Essayez plutôt, pas plus de 5 petites minutes vous suffiront pour communiquer sur votre stage et commencer à récolter vos cotisations. Terminez donc les casse-têtes administratifs et les relances pour la récolte des chèques… D’une collecte deux coups ? consacrez plus de temps dans l’organisation des activités de votre stage, et améliorez votre qualité de service auprès de vos participants.

Surprenez vos participants en organisant simplement diverses activités !

Nombreuses d’entre vous cherchez à diversifier vos activités pour étonner positivement vos participants toujours plus avides de nouveautés. Vous avez raison ! Sorties culturelles, ateliers découvertes, jeux de groupes, sorties mer, etc.… l’outil MaCotisation vous permettra de bien gérer vos coûts et budgets avec la possibilité de créer plusieurs collectes liées aux différentes activités. Récoltez aussi vos cotisations plus rapidement grâce à la possibilité de paiement en ligne offerte à vos participants, et gérez mieux vos flux de trésorerie. Pas de panique, vous avez aussi la possibilité de créer de multiple libellés avec plusieurs tarifs pour les différentes activités, le tout sur une même collecte. Rien de plus simple donc pour organiser diverses activités et ravir vos adhérents !

Favorisez l’esprit de groupe et augmentez votre nombre d’adhérents

Si vous avez donné la possibilité à votre enfant un jour de participer à un stage, vous devez certainement avoir été surpris par l’effet positif que cela peut engendrer sur son développement. Alors imaginez ce que ce stage pourrait apporter à chacun de vos participants tant sur le sentiment d’appartenance à un groupe que sur l’épanouissement personnel. Vos jeunes participants auront l’occasion de trouver un équilibre personnel tout en apprenant à « évoluer avec les autres » grâce aux activités communes. Il en résulte très souvent que ces participants finiront par adhérer à votre association. Associez donc l’utile à l’agréable en permettant à ces jeunes participants un épanouissement personnel et à votre association d’augmenter votre nombre d’adhérents. Chiche ? À travers nos différentes associations clientes nous avons pu observer que le nombre de participant à un stage à tendance à augmenter lorsque l’association met à disposition le paiement en ligne à ces adhérents. Alors rendez-vous sur MaCotisation.fr pour créer votre profil associatif gratuitement et vos collectes de stage !

Vous n’êtes pas seuls, nous sommes disponibles et vous accompagnons dans ces démarches : 01 70 70 02 46

 

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L’impact de la RGPD sur la protection des données pour mon association

24 juillet 2018 — par Aurélien0

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GDPR, GPRD, RGPD… plusieurs prononciations possibles pour une seule et même réglementation. Chères associations, vous en avez forcément entendu parler mais pour la majorité d’entre vous cette réglementation n’est pas complètement claire. Pas de panique, MaCotisation vous aide à la décrypter en répondant aux questions que vous vous posez :

EN QUOI MON ASSOCIATION EST-ELLE IMPACTEE ?

Que vous soyez donc une association sportive, culturelle, étudiante, sociale, vous n’y échapperez pas. Comme toutes les associations, vous collectez des informations personnelles sur vos adhérents et autres membres de votre association quels qu’ils soient. C’est simple, cette réglementation est conçue pour renforcer leurs droits en matière de protection des données. Pas uniquement propre à la France, cette réglementation européenne s’applique donc à toutes les entités ayant comme partie de l’activité le traitement de données considérées comme « personnelles » de leurs adhérents / membres.

QUELLES DONNEES DE MES ADHERENTS SONT CONSIDEREES COMME PERSONNELLES ?

Les “données à caractère personnel” sont définies comme toute information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement. Un nom, une photo, une adresse mail ou encore un numéro de téléphone d’un de vos adhérents sont suffisants pour être considérées comme des données personnelles. Autant de données personnelles qui sont au cœur de votre activité quotidienne !

COMMENT METTRE EN CONFORMITE MON ASSOCIATION ?

Pas besoin d’être expert en informatique ou en droit pour se mettre en conformité avec cette nouvelle règlementation RGPD ! Les étapes simples et détaillées ci-dessous vous permettront de ne rien oublier :

  • Demandez le consentement de vos membres / adhérents sur chaque récolte de leurs données personnelles. Cette demande de consentement devra prendre la forme d’un texte et nécessite un acte positif clair de votre adhérent. Remplir et soumettre un formulaire d’inscription en ligne ne suffisent plus, ces formulaires doivent comporter une case à cocher qui vous permettra d’obtenir le consentement de vos adhérents.
  • N’oubliez pas de sauvegarder le consentement des personnes pour le traitement des données les concernant, pour ensuite être à même de justifier la récolte des données si demandées. A ce titre, ne récoltez que les informations personnelles dont vous avez besoin.
  • Permettez aux personnes pour lesquelles les données sont collectées de connaître les informations que vous conservez sur elles, et de retirer leur consentement à tout moment si souhaité
  • Votre système de gestion ou de collecte des informations adhérents devra absolument permettre la modification ou la possibilité d’effacer les données, si nécessaire.

CHOISISSEZ UN LOGICIEL DE GESTION DE VOTRE ASSOCIATION CONFORME RGPD !

Le choix du système de gestion de vos adhérents est essentiel, car ce logiciel doit assurer votre conformité aux réglementations RGPD et ses implications.  MaCotisation, en tant que logiciel de gestion des associations et de leurs adhérents agit en ce sens. Nous attachons une grande importance à la mise en conformité RGPD de vos associations via l’utilisation de notre outil. MaCotisation vous permettra de véritablement faciliter votre conformité grâce à ses diverses possibilités :

  • Stockage des données personnelles
  • Possibilités de suppression des données personnelles
  • Récolte du consentement de l’adhérent lors du paiement de sa cotisation
  • Vue 360 du portefeuille adhérent et des données collectées ainsi que des consentements de vos membres

Vous avez des questions sur l’outil MaCotisation ou vous souhaitez être guidé dans la création de votre compte associatif.
N’hésitez pas et appelez nous au  01 70 70 02 46.

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Clubs de Football : utiliser MaCotisation en complément de Footclubs

4 juin 2018 — par Arnaud0

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Depuis la saison dernière, la Fédération Française de Football a mis en place la dématérialisation des formulaires d’inscription pour les licences. Cette année, elle poursuit sa transformation digitale en permettant aux clubs de football de faire payer à leurs adhérents leur cotisation en ligne. Pour cela, le club doit obligatoirement mettre en place la dématérialisation des formulaires d’inscription pour avoir accès à cette option de paiement en ligne.

Il y a plusieurs scénarios pour l’utilisation de l’outil MaCotisation en complément de Footclubs :

Premier scénario : vous avez passé le premier cap de la dématérialisation des formulaires d’inscription et souhaiteriez maintenant permettre à vos licenciés de payer leur cotisation en ligne.

MaCotisation ne vous permettra pas seulement d’encaisser les paiements en ligne de vos adhérents pour les licences en début d’année, mais aussi d’encaisser d’autres types de paiements (boutiques en ligne, stages, tournois, évènements divers, dons) :

Organiser un stage / tournoi :
Vous organisez des stages durant les vacances pour vos adhérents et vos bénévoles passent du temps dans la gestion des inscriptions et des encaissements. MaCotisation permettra à vos adhérents de s’inscrire et de payer leur stage en ligne directement. Le gain de temps dans l’organisation du stage sera ainsi bénéfique pour vos bénévoles.

Organiser un évènement :
Comme pour le stage / tournoi, vous pouvez utiliser MaCotisation pour organiser tout autres types d’évènements. Repas de fin d’année, tombolas, soirées… Le principe est le même et l’utilisation de la solution toujours aussi simple et ludique. Pas besoin d’être un roi de l’informatique !

Créer ma boutique en ligne :
Vous êtes encore très nombreux à utiliser le fameux bon de commande accompagné du chèque pour les commandes de vos équipements. Ce fonctionnement « à l’ancienne » est chronophage pour vos dirigeants, souvent bénévoles. MaCotisation vous accompagne dans la mise en place de votre boutique en ligne. Vos adhérents n’auront plus qu’à commander leur survêtement, maillot, parka ou autres équipements directement en ligne. Augmentez donc vos revenus via la boutique en ligne en permettant à vos adhérents un accès simple, mobile et disponible 7 jours sur 7 et 24h/24. Donnez-leur aussi envie de porter les couleurs de votre club en personnalisant votre boutique à l’image de votre club !

MaCotisation Footclubs cotisation en ligne

Second scénario : vous avez passé le premier cap de la dématérialisation des formulaires d’inscription mais vous ne souhaitez pas utiliser l’outil de gestion des licences en ligne de la FFF. Vous n’utilisez pas la dématérialisation des inscriptions.

MaCotisation est la solution de gestion des cotisations en ligne. L’utilisation est simple et très rapide à mettre en place. Après la création de votre compte gratuitement et sans engagement, vous pourrez créer votre collecte. Dans cette collecte vous allez indiquer les différents tarifs par catégorie, ensuite accessibles par vos adhérents sur la page de paiement. Une fois les prix indiqués et la collecte personnalisée aux couleurs de votre club, vous obtiendrez donc cette page de paiement que vous n’aurez plus qu’à diffuser auprès de vos adhérents.

Pour cela, plusieurs possibilités :

  • Mettre le lien de la page sur votre site internet
  • Mettre le lien de la page sur vos réseaux sociaux
  • Envoyer le lien par mail à vos adhérents depuis la solution en 3 clics
  • Mettre une affiche dans votre club house
  • Distribuer des flyers automatiquement créés depuis la solution, à vos adhérents

En proposant à vos adhérents de régler directement en ligne leur cotisation, nous diminuons leurs délais de paiement et améliorons vos flux de trésorerie tout en vous permettant de mieux respecter vos plans budgétaires. MaCotisation est un outil en ligne ludique et pratique, vous n’avez plus qu’à vous laisser guider. Rien de mieux pour favoriser une gestion plus saine de votre club !

N’hésitez pas non plus à prévenir vos adhérents de vive voix que ce nouveau moyen de paiement est disponible, ils seront ravis ! Plus ils seront nombreux à payer par carte bancaire, plus vous gagnerez du temps dans la gestion de votre association.

L’outil MaCotisation peut être utilisé en complément de l’outil Footclubs et accompagne les clubs au quotidien grâce à un service disponible et adapté aux clubs de football.

Terminés les allers-retours sans fin à la banque et la gestion des chèques en encaissement différé !

Vous avez des questions sur l’outil MaCotisation ou vous souhaitez être guidé dans la création de collectes ? N’hésitez pas et appelez nous au  01 70 70 02 46.

Monde associatif de A à ZNos Actualités

Les associations Françaises passent le cap du digital en 2018

3 avril 2018 — par Aurélien0

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La rentrée associative concerne chaque année 23 millions d’entre nous et reste l’un des premiers sujets abordés en famille en début d’année scolaire et calendaire. C’est aussi le moment pour vous, associations françaises, de faire valoir votre activité et d’attirer toujours plus d’adhérents notamment en vous modernisant. Pour cela, comme beaucoup le font déjà, n’hésitez plus à faire usage de nouveaux outils numériques pour vous moderniser et améliorer vos services auprès de vos adhérents.

Gérer votre association avec un logiciel en ligne

Il est devenu indispensable pour vous de vous « digitaliser ». Pour simplifier votre gestion quotidienne, mais aussi et surtout pour continuer à séduire les nouvelles générations qui font l’avenir de votre association. L’implication croissante dans la vie associative des jeunes de la génération Y, nés après les années 80 et biberonnés au numérique, couplée à la politique gouvernementale stricte en matière de subventions et à la crise du bénévolat, rendent incontournable la transition numérique dans le secteur associatif.

Le temps de la gestion des clubs avec crayon, cahier et Excel est un temps révolu. La gestion de votre association à but lucratif ou non lucratif vous est facilitée par des logiciels de tous genres. Le véritable casse-tête du début d’année est la collecte des cotisations adhérents. Ni les trésoriers bénévoles ou non bénévoles ni les dirigeants d’associations ne nous contrediront. La collecte est synonyme de centaines de chèques à gérer surtout lorsque les membres de l’association payent en plusieurs fois, avec la fameuse date d’encaissement du chèque au dos de celui-ci. Néanmoins, l’utilisation du chèque diminue de 4 à 5% par an en France. Le chéquier ne fait pas partie des mœurs de la nouvelle génération et le paiement en espèce n’est pas idéal pour une association. Utiliser un logiciel de gestion des cotisations et des adhérents vous permettra de gagner du temps dans cette gestion administrative et facilitera la vie de vos membres qui pourront enfin régler leur cotisation en Carte Bancaire depuis chez eux.

association logiciel cotisation en ligne

MaCotisation facilite la gestion des encaissements des cotisations de votre association

L’outil MaCotisation devient ainsi une véritable opportunité pour votre association pour communiquer différemment et vous démarquer dans cette transition numérique. Comme nombre d’associations, l’utilisation de MaCotisation.fr simplifiera votre gestion administrative en permettant à vos adhérents de régler leur cotisation en ligne, et plus uniquement par chèque ou espèces. En quelques minutes MaCotisation vous permettra de créer votre profil associatif et vos collectes, de les mettre directement à disposition de vos adhérents, et de récolter vos paiements.

Le logiciel en ligne MaCotisation vous permet donc d’une part de consacrer plus de temps à vos adhérents au détriment de tâches administratives, et vous offre aussi une opportunité de vous moderniser, d’améliorer votre qualité de service et d’acquérir toujours plus d’adhérents. Cette transition numérique ne semble plus uniquement répondre à une tendance, mais apparaît être une marche inévitable pour répondre aux besoins des nouvelles générations.

Nous réalisons un accompagnement personnalisé pour chacune de nos associations alors n’hésitez plus à passer le cap du numérique et contactez-nous à l’adresse suivante : contact@macotisation.fr ou appelez-nous au 01 70 70 02 46.