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Monde associatif de A à ZNos Actualités

Les bénéfices d’un logiciel de gestion en ligne pour votre association

28 février 2019 — par Fabien Tranché0

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Un logiciel en ligne peut-il vraiment aider une association ? Apporte-t-il les mêmes choses à un club de foot local qu’à une association de soutien à un projet humanitaire ? Voici une liste des bénéfices d’un logiciel de gestion en ligne pour votre association.

Un logiciel de gestion d’associationS, qu’est-ce que c’est ?

La France comptait à la fin de l’année 2018 plus d’1 500 000 associations sur son territoire. Toutes ces associations possèdent des objectifs et des modes de fonctionnement bien différents. Mais certains impondérables de gestion sont présents quelles que soient leurs tailles et leurs buts.

Un logiciel de gestion permet à une association de rassembler toutes les informations dont elle a besoin pour bien fonctionner. Les noms et informations qu’elle souhaite conserver sur ses adhérents, les sommes payées ou dues par chacun des membres par exemple. Un logiciel de gestion simple ou complexe peut aussi vous aider dans toutes les étapes de votre comptabilité grâce à la mise à disposition de fichiers de comptabilité préremplis. Entrées, sorties, actif, tout est clair et conservé en lieu sûr.

Un logiciel de gestion s’installe sur l’ordinateur d’un des responsables de l’association. Il peut être accessible selon les formules depuis un ou plusieurs postes, et même être accessible en ligne avec la création d’une session particulière.

Associations et logiciel de gestion : pour rester en contact

Une association doit savoir combien d’adhérents elle rassemble et comment les contacter tout au long de l’année. D’abord pour des questions d’organisations : « Où trouver l’adresse ou le numéro de téléphone de telle personne qui n’a pas encore cotisé cette année ?» par exemple, mais surtout pour des questions de bon fonctionnement. Envoyer un courrier, une convocation, un tract se fait en quelques clics grâce à une adresse de messagerie interne. Le logiciel de gestion rassemble sur un seul et même espace toutes les fiches de contact de vos membres, adhérents ou sympathisants.

Vous pouvez, dans la plupart des logiciels de gestion, créer des fichiers dédiés à chaque catégorie de personnes. Plus besoin de chercher à qui demander une subvention à la rentrée : les noms et adresses figurent dans votre base de données.

Les logiciels de gestion en ligne permettent aux associations qui le souhaitent de donner un accès particulier à leurs adhérents. Ils s’inscrivent en ligne et renseignent tous les champs requis. Leurs informations personnelles sont directement rassemblées et classées dans le logiciel.

Les données sont toujours protégées et accessibles seulement aux administrateurs du logiciel.

Le logiciel de gestion, les atouts de la modernité

Les associations se demandent bien souvent s’il est utile d’investir dans un logiciel de gestion. Certes, un cahier de compte bien tenu ne coûtera pas plus de quelques euros et sera opérationnel pour plusieurs années. Mais que se passe-t-il lorsque ce cahier est perdu ou endommagé ? Et en cas de désaccord ou de changement de présidence ?…

Contrairement à une version papier, une version numérique peut être conservée, partagée et même analysée si vous le souhaitez. Les logiciels de gestion peuvent vous aider à comprendre vos finances sous la forme de graphiques par exemple, très utiles pour présenter ses comptes lors de l’A.G annuelle.

Association : pourquoi opter pour un logiciel de gestion en ligne ?

Le logiciel de gestion en ligne propose en général plus d’options qu’un logiciel qui s’installe sur un seul poste. Il devient un adjuvant idéal par exemple dans la gestion et le paiement de vos cotisations. Un mail est envoyé à tous les anciens membres pour leur proposer de renouveler et de régler leur adhésion en ligne. De façon simple et sécurisée, vous recevez toutes leurs données et n’avez pas besoin de courir après les paiements.

Il peut aussi vous proposer de créer une page internet pour votre association, une sorte de vitrine de votre projet ou association sportive, ainsi que la mise à disposition d’un espace commun, accessible à tous les adhérents (messagerie, chat…).

Toutes ces propositions, ces options en quelques sortes, dépendent de la version du logiciel de gestion choisi par votre association. Abonnement mensuel, achat à l’année, forfait… Renseignez-vous bien sur tout ce qu’il comprend, ses avantages et ses inconvénients avant de faire votre choix.

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Organiser l’Assemblée Générale de son Association, comment faire ?

29 janvier 2019 — par Arnaud0

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Il existe deux types d’Assemblée Générale (AG).
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).

L’Assemblée Générale Ordinaire doit se réunir au minimum une fois par an et permet à l’ensemble des membres de l’association de prendre les décisions importantes concernant la gestion et la vie de l’association. La loi 1901 laisse le libre choix aux associations de définir dans les statuts l’organisation et la composition de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale Extraordinaire à plus un caractère exceptionnel.

Quelle est l’utilité des Assemblées Générales ?

L’assemblée Générale Ordinaire permet aux dirigeants d’une association de prendre une décision sur les sujets importants (sauf disposition contraire des statuts) comme :

  • Approuver les comptes de l’exercice précédent et affecter les résultats
  • Définir le budget de l’année suivante
  • Réaliser le bilan des actions de l’association
  • Établir une ligne directrice pour les années futures
  • Décider des champs d’actions futures
  • Exclusion ou élection des membres du conseil d’administration
  • Pouvoir sur les choix touchant le patrimoine de l’association

L’Assemblée Générale Extraordinaire statue le plus souvent sur des décisions sortantes de la gestion courant de l’association comme :

  • Révoquer le conseil d’administration
  • Modifier les statuts ou bien les règles de l’association
  • Dissoudre ou fusionner l’association

Comment organiser l’Assemblée Générale ?

L’organisation d’Assemblée Générale est nécessite le respect de certaines règles. Si ces règles venaient ne pas être respecté, un des membres de l’association pourra demander l’annulation de cette Assemblée Générale et donc des décisions prises.

Il est donc très important d’anticiper l’AGO et de prévenir les participants suffisamment en avance. Une convocation doit être envoyé aux membres de l’association, de préférence au minimum 15 jours avant l’Assemblée Générale. Il est recommandé de faire parvenir cette convocation par lettre simple ou recommandée, par voie de presse ou bien par e-mail. Évitez la convocation orale un maximum, car aucune preuve de cette convocation n’existera.

La convocation doit écrite par un des membres dirigeants de l’association et plusieurs informations doivent y figurer :

  • L’ordre du jour
  • Le nom de l’association
  • La date et l’heure de l’Assemblée Générale
  • Le lieu de l’Assemblée Générale
  • L’auteur de la convocation avec sa signature
  • La date de la convocation
  • Le type de l’Assemblée Générale
  • La liste des sujets évoqués dans l’Assemblée Générale

Les membres ne pouvant être présent lors de l’AG peuvent signer une procuration, pour laisser leur droit de vote à un membre présent.

Le déroulement de l’Assemblée Générale

Au début de la séance un président est nommé. Il gère l’Assemblée Générale et centre les discussions sur les sujets évoqués dans la convocation. Son rôle est important, car il doit définir les moments de parole. Un adhérent sera heureux de participer à l’AG de son association s’il peut prendre la parole et s’il est écouté bien entendu.

Une feuille de présence est distribuée afin que les participants puissent émarger. Sous certaines conditions définis dans les statuts de l’association un quorum peut être requis pour la tenue de l’Assemblée générale. Le quorum est le nombre de membre minimum devant être présent ou représenté durant l’AG.

Habituellement, le vote doit porter uniquement sur l’ordre du jour. Cependant, il existe des exceptions. Vous êtes libre de choisir le mode de scrutin :

  • Le vote à main levée
  • Le vote en ligne
  • Le vote à bulletin secret
  • Le vote par correspondance

Doit-on établir un procès-verbal ?

Le procès-verbal (PV) n’est pas obligatoire pour toutes les associations. Mais, il est fortement conseillé de le rédiger, car il résume les débats de l’AG ainsi que les décisions votées. Les membres absents de l’AG seront certainement très intéressés pour connaitre les échanges qui ont eu lieu durant l’Assemblée Générale.

Le PV est très important, car c’est un document qu’il faudra fournir à certaines institutions. Dans le cas de modifications des statuts, des noms, du siège et des organes d’administration et de direction il faudra informer la préfecture du siège sociale.

À travers cette article nous vous avons expliqué le fonctionnement et l’utilité des Assemblées Générales, si vous souhaitez plus de précisions vous en trouverez sur le site suivant : démarches administratives

Une Assemblée Générale demande une bonne organisation. Easyshares est un logiciel dédié à l’organisation et la gestion des Assemblées Générales. Il vous permettra d’organiser et gérer votre AG.

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Comment le digital peut-il optimiser la gestion de vos adhérents ?

18 décembre 2018 — par Arnaud0

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Une association fonctionne pour et par ses adhérents : réunions, évènements, rassemblements, cotisations… Savez-vous que les outils numériques peuvent devenir de véritables alliés dans la gestion de vos adhérents ?

La gestion des adhérents, préoccupation centrale des associations

Bien gérer ses adhérents est un des enjeux majeurs des associations. La France comptait en 2017 près d’1,3 millions d’associations selon les chiffres du Forum National des Associations et Fondations. Quels que soient leurs objectifs, leurs moyens et leurs domaines, toutes les associations ont à cœur de gérer leur liste d’adhérents du mieux possible.

Ce sont en effet les adhérents qui sont le cœur de vie d’une l’association. Ce sont eux qui la font fonctionner, vivre et perdurer, grâce à leur bonne volonté et à leur cotisation.

Imaginez alors le faux pas quand l’un de vos adhérents se rend compte qu’il a manqué un événement faute d’invitation ?
Savez-vous que votre Assemblée Générale peut être annulée si un adhérent n’a pas reçu sa convocation et que vos statuts le prévoyaient ?

Optimiser la gestion de ses adhérents, c’est l’assurance d’un meilleur fonctionnement de l’association. C’est également un gain de temps considérable quand on sait utiliser correctement les outils actuellement proposés.

La gestion de son association en ligne

En comparaison des TPE ou PME, les associations sont plus réticentes à emprunter le chemin du digital pour faciliter leur gestion. De nombreux outils digitaux ont pourtant été développés ces dernières années spécialement pour les associations. Ils sont bien souvent gratuits ou à très bas coût et simplifient toutes leurs étapes de fonctionnement.

Conscients que les associations n’ont pas toutes la chance d’avoir un trésorier ou un secrétaire fervent de nouvelles technologies, ni de poste informatique spécifique, les développeurs ont alors misé sur des outils de gestion adhérents pratiques et faciles d’utilisation. Plus besoin de s’échanger les fichiers Excel mis à jour, ni de retaper à la main des dizaines d’adresses mail, ils ont pensé à tout.

Certains logiciels, dont le nôtre, permettent par exemple d’enregistrer des adhésions directement en ligne. Les adhérents paient en ligne leur cotisation de manière simple, rapide et sécurisée. Les coordonnées de chacun sont rassemblées dans une rubrique dédiée. Fini le casse-tête des paiements par chèque et des relances mensuelles.

Des outils pour mieux gérer ses adhérents, mais pas seulement !

La multiplication des outils digitaux a permis d’élargir le champ des possibles pour tous les utilisateurs. Les associations choisissent en fonction de leurs moyens humains et financiers les solutions de gestion digitale les plus adaptées.

Plusieurs solutions proposent ainsi aux associations de gérer leur comptabilité. Vous trouverez des prix différents en fonction de la taille de votre association. Des options de gestion s’ajoutent au fil des formules : chat, agenda, accès multipostes, facturation ou encore gestion des stocks.

Plus générale, la plateforme SolidaTech, développée il y a dix ans par Emmaüs, distribue des solutions numériques à moindre coût pour les associations : des logiciels, des équipements mais aussi des services, des formations et un centre de ressources numériques.

Gestion d’une association, une question d’informations

Bien gérer ses adhérents, c’est aussi bien connaître leurs droits et œuvrer pour leur bien-être au sein de votre association. Une association sportive rassemblant plusieurs centaines d’adhérents n’impliquera pas la même gestion des cotisations qu’une petite association religieuse par exemple.

Pour répondre à toutes les questions relatives au monde associatif et à la gestion de vos adhérents, deux sites s’offrent à vous. La voie officielle www.associations.gouv.fr ou la plateforme gratuite et collaborative OpenAsso qui a ouvert ses portes en juin 2018. Le site du gouvernement apporte des informations génériques tandis que la plateforme OpenAsso propose des articles complets et un module de questions/réponses pertinent.

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En quoi l’organisation de stages est bénéfique pour votre association ?

13 septembre 2018 — par Aurélien0

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Chères associations, les vacances de la toussaint arrivent à grands pas et c’est l’occasion pour vous d’en profiter pour organiser des stages. Terminé le farniente de la période estivale, saisissez ainsi l’opportunité de séduire vos participants en leur permettant de passer un cap de forme et en leur proposant une offre sportive et culturelle différente ! Votre challenge ?  Bien préparer le stage pour permettre à vos participants de passer une semaine sportive, instructive, positive, et surtout conviviale (et oui, c’est avant tout un moment de vacances).

La réussite d’un stage passe par une bonne organisation et une bonne logistique.

N’ayez plus de doute, il n’a jamais été aussi simple et rapide de bien préparer son stage ! L’outil MaCotisation vous facilite ces démarches en vous permettant de collecter vos cotisations stage en ligne 24h/24 et 7j/7.  Il vous suffit donc de créer un “profil associatif” sur MaCotisation.fr, de générer votre collecte stage et de la transmettre directement à vos participants sur votre site, sur votre page Facebook ou par mail depuis votre profil associatif. Essayez plutôt, pas plus de 5 petites minutes vous suffiront pour communiquer sur votre stage et commencer à récolter vos cotisations. Terminez donc les casse-têtes administratifs et les relances pour la récolte des chèques… D’une collecte deux coups ? consacrez plus de temps dans l’organisation des activités de votre stage, et améliorez votre qualité de service auprès de vos participants.

Surprenez vos participants en organisant simplement diverses activités !

Nombreuses d’entre vous cherchez à diversifier vos activités pour étonner positivement vos participants toujours plus avides de nouveautés. Vous avez raison ! Sorties culturelles, ateliers découvertes, jeux de groupes, sorties mer, etc.… l’outil MaCotisation vous permettra de bien gérer vos coûts et budgets avec la possibilité de créer plusieurs collectes liées aux différentes activités. Récoltez aussi vos cotisations plus rapidement grâce à la possibilité de paiement en ligne offerte à vos participants, et gérez mieux vos flux de trésorerie. Pas de panique, vous avez aussi la possibilité de créer de multiple libellés avec plusieurs tarifs pour les différentes activités, le tout sur une même collecte. Rien de plus simple donc pour organiser diverses activités et ravir vos adhérents !

Favorisez l’esprit de groupe et augmentez votre nombre d’adhérents

Si vous avez donné la possibilité à votre enfant un jour de participer à un stage, vous devez certainement avoir été surpris par l’effet positif que cela peut engendrer sur son développement. Alors imaginez ce que ce stage pourrait apporter à chacun de vos participants tant sur le sentiment d’appartenance à un groupe que sur l’épanouissement personnel. Vos jeunes participants auront l’occasion de trouver un équilibre personnel tout en apprenant à « évoluer avec les autres » grâce aux activités communes. Il en résulte très souvent que ces participants finiront par adhérer à votre association. Associez donc l’utile à l’agréable en permettant à ces jeunes participants un épanouissement personnel et à votre association d’augmenter votre nombre d’adhérents. Chiche ? À travers nos différentes associations clientes nous avons pu observer que le nombre de participant à un stage à tendance à augmenter lorsque l’association met à disposition le paiement en ligne à ces adhérents. Alors rendez-vous sur MaCotisation.fr pour créer votre profil associatif gratuitement et vos collectes de stage !

Vous n’êtes pas seuls, nous sommes disponibles et vous accompagnons dans ces démarches : 01 70 70 02 46

 

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L’impact de la RGPD sur la protection des données pour mon association

24 juillet 2018 — par Aurélien0

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GDPR, GPRD, RGPD… plusieurs prononciations possibles pour une seule et même réglementation. Chères associations, vous en avez forcément entendu parler mais pour la majorité d’entre vous cette réglementation n’est pas complètement claire. Pas de panique, MaCotisation vous aide à la décrypter en répondant aux questions que vous vous posez :

EN QUOI MON ASSOCIATION EST-ELLE IMPACTEE ?

Que vous soyez donc une association sportive, culturelle, étudiante, sociale, vous n’y échapperez pas. Comme toutes les associations, vous collectez des informations personnelles sur vos adhérents et autres membres de votre association quels qu’ils soient. C’est simple, cette réglementation est conçue pour renforcer leurs droits en matière de protection des données. Pas uniquement propre à la France, cette réglementation européenne s’applique donc à toutes les entités ayant comme partie de l’activité le traitement de données considérées comme « personnelles » de leurs adhérents / membres.

QUELLES DONNEES DE MES ADHERENTS SONT CONSIDEREES COMME PERSONNELLES ?

Les “données à caractère personnel” sont définies comme toute information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement. Un nom, une photo, une adresse mail ou encore un numéro de téléphone d’un de vos adhérents sont suffisants pour être considérées comme des données personnelles. Autant de données personnelles qui sont au cœur de votre activité quotidienne !

COMMENT METTRE EN CONFORMITE MON ASSOCIATION ?

Pas besoin d’être expert en informatique ou en droit pour se mettre en conformité avec cette nouvelle règlementation RGPD ! Les étapes simples et détaillées ci-dessous vous permettront de ne rien oublier :

  • Demandez le consentement de vos membres / adhérents sur chaque récolte de leurs données personnelles. Cette demande de consentement devra prendre la forme d’un texte et nécessite un acte positif clair de votre adhérent. Remplir et soumettre un formulaire d’inscription en ligne ne suffisent plus, ces formulaires doivent comporter une case à cocher qui vous permettra d’obtenir le consentement de vos adhérents.
  • N’oubliez pas de sauvegarder le consentement des personnes pour le traitement des données les concernant, pour ensuite être à même de justifier la récolte des données si demandées. A ce titre, ne récoltez que les informations personnelles dont vous avez besoin.
  • Permettez aux personnes pour lesquelles les données sont collectées de connaître les informations que vous conservez sur elles, et de retirer leur consentement à tout moment si souhaité
  • Votre système de gestion ou de collecte des informations adhérents devra absolument permettre la modification ou la possibilité d’effacer les données, si nécessaire.

CHOISISSEZ UN LOGICIEL DE GESTION DE VOTRE ASSOCIATION CONFORME RGPD !

Le choix du système de gestion de vos adhérents est essentiel, car ce logiciel doit assurer votre conformité aux réglementations RGPD et ses implications.  MaCotisation, en tant que logiciel de gestion des associations et de leurs adhérents agit en ce sens. Nous attachons une grande importance à la mise en conformité RGPD de vos associations via l’utilisation de notre outil. MaCotisation vous permettra de véritablement faciliter votre conformité grâce à ses diverses possibilités :

  • Stockage des données personnelles
  • Possibilités de suppression des données personnelles
  • Récolte du consentement de l’adhérent lors du paiement de sa cotisation
  • Vue 360 du portefeuille adhérent et des données collectées ainsi que des consentements de vos membres

Vous avez des questions sur l’outil MaCotisation ou vous souhaitez être guidé dans la création de votre compte associatif.
N’hésitez pas et appelez nous au  01 70 70 02 46.

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Clubs de Football : utiliser MaCotisation en complément de Footclubs

4 juin 2018 — par Arnaud0

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Depuis la saison dernière, la Fédération Française de Football a mis en place la dématérialisation des formulaires d’inscription pour les licences. Cette année, elle poursuit sa transformation digitale en permettant aux clubs de football de faire payer à leurs adhérents leur cotisation en ligne. Pour cela, le club doit obligatoirement mettre en place la dématérialisation des formulaires d’inscription pour avoir accès à cette option de paiement en ligne.

Il y a plusieurs scénarios pour l’utilisation de l’outil MaCotisation en complément de Footclubs :

Premier scénario : vous avez passé le premier cap de la dématérialisation des formulaires d’inscription et souhaiteriez maintenant permettre à vos licenciés de payer leur cotisation en ligne.

MaCotisation ne vous permettra pas seulement d’encaisser les paiements en ligne de vos adhérents pour les licences en début d’année, mais aussi d’encaisser d’autres types de paiements (boutiques en ligne, stages, tournois, évènements divers, dons) :

Organiser un stage / tournoi :
Vous organisez des stages durant les vacances pour vos adhérents et vos bénévoles passent du temps dans la gestion des inscriptions et des encaissements. MaCotisation permettra à vos adhérents de s’inscrire et de payer leur stage en ligne directement. Le gain de temps dans l’organisation du stage sera ainsi bénéfique pour vos bénévoles.

Organiser un évènement :
Comme pour le stage / tournoi, vous pouvez utiliser MaCotisation pour organiser tout autres types d’évènements. Repas de fin d’année, tombolas, soirées… Le principe est le même et l’utilisation de la solution toujours aussi simple et ludique. Pas besoin d’être un roi de l’informatique !

Créer ma boutique en ligne :
Vous êtes encore très nombreux à utiliser le fameux bon de commande accompagné du chèque pour les commandes de vos équipements. Ce fonctionnement « à l’ancienne » est chronophage pour vos dirigeants, souvent bénévoles. MaCotisation vous accompagne dans la mise en place de votre boutique en ligne. Vos adhérents n’auront plus qu’à commander leur survêtement, maillot, parka ou autres équipements directement en ligne. Augmentez donc vos revenus via la boutique en ligne en permettant à vos adhérents un accès simple, mobile et disponible 7 jours sur 7 et 24h/24. Donnez-leur aussi envie de porter les couleurs de votre club en personnalisant votre boutique à l’image de votre club !

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Second scénario : vous avez passé le premier cap de la dématérialisation des formulaires d’inscription mais vous ne souhaitez pas utiliser l’outil de gestion des licences en ligne de la FFF. Vous n’utilisez pas la dématérialisation des inscriptions.

MaCotisation est la solution de gestion des cotisations en ligne. L’utilisation est simple et très rapide à mettre en place. Après la création de votre compte gratuitement et sans engagement, vous pourrez créer votre collecte. Dans cette collecte vous allez indiquer les différents tarifs par catégorie, ensuite accessibles par vos adhérents sur la page de paiement. Une fois les prix indiqués et la collecte personnalisée aux couleurs de votre club, vous obtiendrez donc cette page de paiement que vous n’aurez plus qu’à diffuser auprès de vos adhérents.

Pour cela, plusieurs possibilités :

  • Mettre le lien de la page sur votre site internet
  • Mettre le lien de la page sur vos réseaux sociaux
  • Envoyer le lien par mail à vos adhérents depuis la solution en 3 clics
  • Mettre une affiche dans votre club house
  • Distribuer des flyers automatiquement créés depuis la solution, à vos adhérents

En proposant à vos adhérents de régler directement en ligne leur cotisation, nous diminuons leurs délais de paiement et améliorons vos flux de trésorerie tout en vous permettant de mieux respecter vos plans budgétaires. MaCotisation est un outil en ligne ludique et pratique, vous n’avez plus qu’à vous laisser guider. Rien de mieux pour favoriser une gestion plus saine de votre club !

N’hésitez pas non plus à prévenir vos adhérents de vive voix que ce nouveau moyen de paiement est disponible, ils seront ravis ! Plus ils seront nombreux à payer par carte bancaire, plus vous gagnerez du temps dans la gestion de votre association.

L’outil MaCotisation peut être utilisé en complément de l’outil Footclubs et accompagne les clubs au quotidien grâce à un service disponible et adapté aux clubs de football.

Terminés les allers-retours sans fin à la banque et la gestion des chèques en encaissement différé !

Vous avez des questions sur l’outil MaCotisation ou vous souhaitez être guidé dans la création de collectes ? N’hésitez pas et appelez nous au  01 70 70 02 46.

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Les associations Françaises passent le cap du digital en 2018

3 avril 2018 — par Aurélien0

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La rentrée associative concerne chaque année 23 millions d’entre nous et reste l’un des premiers sujets abordés en famille en début d’année scolaire et calendaire. C’est aussi le moment pour vous, associations françaises, de faire valoir votre activité et d’attirer toujours plus d’adhérents notamment en vous modernisant. Pour cela, comme beaucoup le font déjà, n’hésitez plus à faire usage de nouveaux outils numériques pour vous moderniser et améliorer vos services auprès de vos adhérents.

Gérer votre association avec un logiciel en ligne

Il est devenu indispensable pour vous de vous « digitaliser ». Pour simplifier votre gestion quotidienne, mais aussi et surtout pour continuer à séduire les nouvelles générations qui font l’avenir de votre association. L’implication croissante dans la vie associative des jeunes de la génération Y, nés après les années 80 et biberonnés au numérique, couplée à la politique gouvernementale stricte en matière de subventions et à la crise du bénévolat, rendent incontournable la transition numérique dans le secteur associatif.

Le temps de la gestion des clubs avec crayon, cahier et Excel est un temps révolu. La gestion de votre association à but lucratif ou non lucratif vous est facilitée par des logiciels de tous genres. Le véritable casse-tête du début d’année est la collecte des cotisations adhérents. Ni les trésoriers bénévoles ou non bénévoles ni les dirigeants d’associations ne nous contrediront. La collecte est synonyme de centaines de chèques à gérer surtout lorsque les membres de l’association payent en plusieurs fois, avec la fameuse date d’encaissement du chèque au dos de celui-ci. Néanmoins, l’utilisation du chèque diminue de 4 à 5% par an en France. Le chéquier ne fait pas partie des mœurs de la nouvelle génération et le paiement en espèce n’est pas idéal pour une association. Utiliser un logiciel de gestion des cotisations et des adhérents vous permettra de gagner du temps dans cette gestion administrative et facilitera la vie de vos membres qui pourront enfin régler leur cotisation en Carte Bancaire depuis chez eux.

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MaCotisation facilite la gestion des encaissements des cotisations de votre association

L’outil MaCotisation devient ainsi une véritable opportunité pour votre association pour communiquer différemment et vous démarquer dans cette transition numérique. Comme nombre d’associations, l’utilisation de MaCotisation.fr simplifiera votre gestion administrative en permettant à vos adhérents de régler leur cotisation en ligne, et plus uniquement par chèque ou espèces. En quelques minutes MaCotisation vous permettra de créer votre profil associatif et vos collectes, de les mettre directement à disposition de vos adhérents, et de récolter vos paiements.

Le logiciel en ligne MaCotisation vous permet donc d’une part de consacrer plus de temps à vos adhérents au détriment de tâches administratives, et vous offre aussi une opportunité de vous moderniser, d’améliorer votre qualité de service et d’acquérir toujours plus d’adhérents. Cette transition numérique ne semble plus uniquement répondre à une tendance, mais apparaît être une marche inévitable pour répondre aux besoins des nouvelles générations.

Nous réalisons un accompagnement personnalisé pour chacune de nos associations alors n’hésitez plus à passer le cap du numérique et contactez-nous à l’adresse suivante : contact@macotisation.fr ou appelez-nous au 01 70 70 02 46.

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Organiser son stage avec MaCotisation !

16 mars 2018 — par Arnaud0

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Les vacances arrivent et c’est le moment pour les associations de préparer l’organisation des stages !

En premier lieu il faut définir le type et le contour du stage. Plusieurs questions se posent avant de lancer les inscriptions et d’utiliser MaCotisation.
Stage basé sur son activité ou multi-activités ? Ouvert à tous ou seulement aux adhérents ? Matins, après-midis ou journée complète ? Restauration sur place ? Combien d’éducateurs encadrants ? Une sortie hors du club ? Combien de stagiaires ?
Les réponses définissent les principaux contours de votre stage. La suite de l’organisation en découlera.

MaCotisation vous permet de gérer les inscriptions en ligne, c’est simple & rapide.

Pour générer votre campagne d’inscription, vous créerez tout d’abord votre compte puis vous lancerez la collecte de votre stage de manière simple et ludique. En 3 étapes votre collecte sera en ligne.

Définissez le Nom de la collecte, le type et le nom de l’organisateur. Vous choisissez ensuite en combien de fois vous acceptez les règlements.

Organiser son stage avec MaCotisation

Définissez ensuite le lieu du stage, et dans la rubrique « description » n’hésitez pas à donner toutes les informations nécessaires pour l’inscription.

Organiser son stage avec MaCotisation

Une fois cette première étape franchie, il faut définir les tarifs de cette collecte en ligne.
Si vous souhaitez mettre des tarifs à la journée, à la demi-journée, vous pouvez, vous avez une totale liberté de libellé.

Organiser son stage avec MaCotisation

Dernière étape, personnalisez votre collecte en ajoutant les couleurs de votre club. Ces couleurs se retrouveront sur la page d’inscription.

Organiser son stage avec MaCotisation

Vous n’avez plus qu’à enregistrer et ça y est votre collecte est en ligne ! Diffusez là auprès de vos adhérents !

Une bien meilleure communication avec Macotisation

MaCotisation vous aide à communiquer ! Nous vous proposons trois possibilités pour mieux communiquer les collectes auprès de vos adhérents : envoyez un mail à vos adhérents directement depuis la solution. Imprimez le flyer lié à la collecte créée et distribuez-le à vos adhérents ; sur ce flyer se trouve le lien pour se rendre sur la page d’inscription et un QR code que vos adhérents peuvent flasher via leur smartphone afin d’être redirigé directement vers la page d’inscription. Enfin vous pouvez également diffuser la page d’inscription sur le site internet de votre club ainsi que sur ses réseaux sociaux.

Suivez ensuite en temps réel les inscriptions via le back office de MaCotisation. Avec l’inscription 100% en ligne, facilitez la vie de votre trésorier en lui évitant de collecter les chèques et permettez-lui un gain de temps non négligeable. Vous pourrez retrouver la liste de vos adhérents inscrits directement sur la solution et vous pourrez l’exporter sur un fichier Excel si souhaité.

Vos stagiaires auront la possibilité de s’inscrire 24h/24 et 7j/7. De notre expérience, les associations ayant optées pour l’inscription et le paiement en ligne, ont eu des retours concluants en quelques jours.

Par ailleurs, nous proposons un accompagnement personnalisé qui vous permet d’être aidé 7 jours sur 7.
Vous pourrez ensuite prolongé l’expérience, en effet, MaCotisation s’occupe aussi de la gestion des cotisation en ligne. Notre solution vous permettra de suivre l’intégralité des encaissements de votre association.

Rendez-vous sur notre site : MaCotisation pour plus d’informations.
Vous pouvez aussi nous joindre au 01 70 70 02 46.

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Quelle recette pour que l’année 2018 soit enfin celle des bénévoles ?

23 février 2018 — par Aurélien0

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La France est un pays généreux. Plus de 14 millions de bénévoles permettent aujourd’hui aux nombreuses associations françaises d’exister et de se développer. Ces bénévoles s’impliquent et consacrent chaque année toujours plus de temps dans différents domaines d’activité tels que le sport, l’éducation, la culture ou encore les loisirs. Malgré cela, leurs actions associatives quotidiennes restent souvent fastidieuses, rébarbatives, et souvent pénibles. Si nous ajoutons à cela une baisse des subventions associatives et un contexte économique morose, alors nous obtenons logiquement une crise du bénévolat.

Quels ingrédients permettraient à l’année 2018 d’être enfin celle qui simplifierait la vie des bénévoles ? La solution MaCotisation, pensée pour les bénévoles, œuvre à cela.

Quelle recette pour que l'année 2018 soit enfin celle des bénévoles ?

Le paiement en ligne des cotisations adhérents : un véritable gain de temps

Notre objectif premier est de vous permettre, chers bénévoles, de consacrer plus de temps à vos adhérents et à votre passion, en vous épargnant une partie des tâches administratives chronophages. Nous simplifions ainsi votre processus d’encaissement des cotisations adhérents grâce à un outil simple, ludique, et adapté à tous les domaines d’activité.

  • Paiement en ligne des cotisations
  • Gestion des adhérents
  • Relance des adhérents
  • Accompagnement personnalisé
  • Organisation d’évènements (Repas, Stages, Tournois…)
  • Boutique en ligne
  • Possibilité de paiement en plusieurs fois jusqu’à 5 fois !

En quelques minutes MaCotisation vous permettra de créer votre profil associatif et vos collectes, de les mettre directement à disposition de vos adhérents, et de récolter vos paiements. Terminées les lourdeurs administratives, retards de paiements, pertes de chèques, et permettez enfin à vos adhérents de payer leur cotisation en ligne, 24h/24, 7j/7. Améliorez ainsi vos flux de trésorerie et respectez vos plans budgétaires en utilisant l’outil MaCotisation, référence pour les bénévoles en France.

Nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche, notre équipe sera ravi de répondre à vos questions et de réaliser une démo de notre solution de gestion des encaissements en ligne (cotisation en ligne, boutique en ligne, évènement en ligne). L’inscription est gratuite et sans engagement alors n’hésitez plus à passer le cap du digital !

Ils parlent de nousNos Actualités

FOCUS CLUB – MOUSSY LE NEUF ESP.S.

27 octobre 2017 — par Arnaud0

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Pouvez-vous expliquer en quelques mots l’histoire de votre club ?
L’ESM a été créé en 1968 à l’initiative de quelques bénévoles qui ont souhaité pratiquer le football à Moussy le neuf… Au fil des années cette association s’est étoffée de plus de 15 sections sportives…
En ce qui concerne la section football, que j’ai l’honneur de présider depuis neuf ans, elle est l’exemple type du club familial… les performances lorsqu’elles sont au rendez-vous sont savourées comme il se doit, mais elles ne sont pas le but unique… l’investissement des bénévoles se veut surtout de maintenir dans notre ville rurale l’activité du football… ce n’est pas tous les jours faciles, mais avec plus de 200 licenciés ces deux dernières saisons, il existe un vrai dynamisme… avec 11 catégories, y compris une équipe féminine et une plus de 55 ans, désormais présentes dans les différentes compétitions de district… comme j’aime à le dire, à l’ESM le foot c’est une question de cœur et on y joue de 5 à 77 ans…

En quoi la solution MaCotisation aide-t-elle dans la gestion de vos cotisations ?
Comme tous les clubs, tous les ans, la même difficulté, recueillir les cotisations rapidement, éviter les impayés, courir après les paiements, les « ah j’ai oublié mon chéquier », ah oui « faut que je passe au distributeur… »… plus rien de tout cela, avec la solution MaCotisation, chacun peut et même du stade, avec sa carte bleue payer en une, deux ou jusqu’à cinq fois sans frais sa cotisation pour la saison… un véritable confort pour nos licenciés, une gestion facilitée pour notre trésorier, et un trésorier et des licenciés heureux font un président radieux… le système est parfait, il donne une option sans créer l’obligation… pour un coût proportionnel aux versements plus que raisonnable … en plus l’inscription est gratuite… ça ne coute rien donc d’essayer… CONCLUSION : MaCotisation désormais c’est sans hésitation, l’essayer c’est l’adopter !!!

Quels sont les retours de vos adhérents ?
De « pratique » à « génial », aucun retour négatif à ce jour de la part des licenciés… J’ai même été interpelé dernièrement par la maman d’un joueur qui m’a dit : « c’est top votre truc, et en ce moment (rentrée des classes…), pouvoir régler en trois fois de chez soi c’est bien agréable… »