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MaCotisation vous présente… Eliane, une trésorière bénévole

17 mai 2019 — par Fabien Tranché0

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MaCotisation a décidé de partir à la conquête du monde associatif et de vous présenter régulièrement des bénévoles engagés. Ils vous conteront leur quotidien associatif, leurs passions mais aussi leurs problèmes, et surtout leurs solutions !

Nous rencontrons cette semaine Eliane, trésorière d’une association qui organise et sonorise des manifestations culturelles caritatives, notamment des concerts, dans le Grand Est.

Qui es-tu et comment es-tu arrivée dans la vie associative ?

Je m’appelle Eliane, j’ai 29 ans et je suis maman de 4 jeunes enfants. Je suis musicienne et c’est par ce biais que j’ai rencontré mon mari, chanteur, guitariste et violoniste. Nous avons d’abord créé une association pour soutenir nos propres concerts, acheter notre matériel de sonorisation, et parvenir à jouer régulièrement en tant que bénévoles. Et les enfants sont arrivés ! Nous avons continué notre engagement en sonorisant des concerts qui récoltent des fonds pour des causes importantes, nous fournissons le matériel et sonorisons l’évènement.

Depuis quand occupes-tu cette fonction et quel temps y consacres-tu ?

Je suis trésorière de l’association depuis près de 10 ans. Notre vie associative dépend des projets que nous accompagnons. Chaque année en janvier, je gère le rappel des adhésions, et parfois la recherche de nouveaux cotisants. Je vérifie nos comptes sur internet à chaque début de mois. Les concerts ou évènements sonorisés me demandent un petit travail de prévision en amont, je gère aussi la demande d’attestation d’assurance. J’encaisse le défraiement après l’évènement et j’adresse aux membres qui en ont fait la demande le remboursement de leurs frais de déplacement.

Comment parviens-tu à gérer ton quotidien et ton engagement associatif ?

Je pense qu’en regroupant ces heures, je consacre seulement une journée par mois à notre association. Comme j’aime beaucoup le papier, je tiens un cahier de compte classique, que je transpose une fois par trimestre sur mon ordinateur, dans un simple fichier Excel. C’est pratique pour dresser un bilan des comptes lors des Assemblées Générales. Même si notre association n’est composée que d’amis, nous tenons à être réglo sur tous les points. D’autres associations nous font confiance, et la rigueur est vraiment primordiale en comptabilité.

Peux-tu nous raconter le projet de votre association qui t’a le plus marqué ?

En 2012 et 2013, nous avions rejoint une aventure nationale nommée « Les Rockeurs ont du cœur ». Nous avons organisé des soirées de concert originales puisque pour entrer dans la salle, les spectateurs devaient apporter un jouet neuf, d’une valeur minimale de 8€. Les personnes qui n’avaient pas prévu pouvaient payer leur ticket d’entrée 10€. C’est moi qui me suis chargée d’aller acheter des jouets avec la recette des tickets et des boissons, et qui ai ensuite apporté le tout aux hôpitaux de notre ville et à la Croix Rouge. C’était un projet musical convivial, qui nous a pris beaucoup de temps mais qui avait une portée incroyable.

Quels conseils donnerais-tu à ceux qui hésitent à devenir membre du bureau ou à adhérer à une asso ?

Je suis adhérente de plusieurs autres associations, tournées vers le monde caritatif, et je trouve que c’est un maillage extraordinaire, qui a besoin de tout le monde pour avancer. Je ne suis pas une experte en montages informatiques par exemple, mais d’autres bénévoles m’aident à créer de jolis fichiers à l’aide de mon travail. Chacun de nos adhérents est impliqué en fonction de ses talents, de ses capacités et de son temps. Certains viennent nous aider à charger et décharger le matériel de sonorisation dans nos voitures, d’autres sont heureux de nous encourager de loin, et de nous retrouver pour les AG ou les réunions.

La force d’une association naît de toutes les petites impulsions. Je suis fière d’en être la trésorière, et d’agir dans l’ombre.

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Comment tenir sa comptabilité quand on est une association ?

29 avril 2019 — par Fabien Tranché0

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La comptabilité d’une association, c’est « le nerf de la guerre » comme on le dit souvent. C’est le budget d’une association qui détermine ses projets futurs, ses achats de matériel et donc, son champ d’action. Mais gérer la comptabilité d’une association n’est pas toujours facile. Découvrez comment tenir au mieux sa comptabilité. 

Trésorier d’une association, quelle est votre mission ?

Vous voici devenu comptable ou plutôt « trésorier » d’une association, félicitations. Si vous l’êtes depuis quelques semaines ou mois, mais que vous cherchez des informations pour mieux organiser votre fonction, vous êtes aussi le bienvenu.

Tenir la comptabilité d’une association ne semble pas très compliqué aux premiers abords. C’est une fonction bien souvent acceptée lors des premières réunions, pour rendre service ou en signe d’un réel investissement. Pourtant, dès les premières semaines, entre la création d’un compte bancaire et l’établissement des premières notes de frais par exemple, le trésorier prend souvent conscience de ce qui l’attend. Cotisations, factures, chèques de caution, remboursements, frais de déplacement, location de matériel… Il est très souvent sollicité. La fonction de trésorier demande alors d’être bien organisé.

Réalisez une feuille de route pour faire votre comptabilité plus rapidement

MaCotisation vous conseille d’ordonner votre travail en procédant par étapes. Une feuille de route qui précise, point par point, ce que vous avez à faire vous permet de gérer votre comptabilité plus facilement. Vous pouvez par exemple procéder dans cet ordre :

  1. Etat des lieux de votre compte bancaire ou de votre caisse.
  2. Point sur les cotisations et rappel de celles en attente.
  3. Entrée des tickets de caisses et factures.
  4. Remboursement des différents frais avancés par les bénévoles.
  5. Prévision rapide de l’argent qui va être dépensé ou récolté prochainement.

Ces cinq étapes pourront être réalisées quotidiennement pour les grosses associations, hebdomadairement pour les associations moyennes, et mensuellement pour les petites associations. Elles vous permettent de savoir régulièrement combien vous avez de cotisants mais surtout combien vous avez sur vos comptes.

Un livre de compte pour une comptabilité traditionnelle

Si vous souhaitez réaliser la comptabilité de votre association de façon simple et rapide, vous pouvez choisir de tenir un livre de compte. Cette manière de procéder est assez traditionnelle mais vous garantit que vous avez accès en tout temps à votre comptabilité.

Les cahiers de compte sont vendus en grande surface ou en papeterie. Comptez entre 30€ et 50€ pour un cahier qui rassemble toutes les opérations de votre association sous la forme « recettes/dépenses ». Plus vos mentions manuscrites seront précises, plus votre cahier sera clair, et lisible par un autre membre que vous (utile en cas de changement de mandat).

Les solutions digitales au service de votre comptabilité

Que vous soyez ou non un professionnel des nouvelles technologies, vous pouvez vous tourner sans crainte vers les solutions digitales pour gérer votre comptabilité.

Sur n’importe quel ordinateur, un fichier tableur (Excell, TTX…) vous aidera à entrer vos dépenses et vos recettes. Vous trouverez sur internet ou dans la rubrique d’aide du fichier, des explications simples pour entrer des formules automatiques dans vos documents. Vos cases « recettes » et « dépenses » se mettent à jour au fil de vos travaux. N’oubliez pas d’enregistrer vos fichiers après chaque modification et veillez à faire apparaître le maximum d’informations.

Des logiciels en ligne, souvent payants, peuvent devenir les partenaires de votre comptabilité. Ils vous garantissent la sécurité de vos données et sont bien plus attractifs, visuellement parlant, qu’un fichier tableur. Les applications ou plateforme de gestion de comptabilité en ligne permettent ensuite aux associations d’exporter leurs données sous forme d’illustrations ou de tableaux clairs. Idéal pour présenter le bilan financier de l’association à l’A.G.

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Défiscalisation et dons, jusqu’où peut-on aller ?

12 avril 2019 — par Fabien Tranché0

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Les associations loi 1901 de France annoncent souvent la mention « Don déductible de vos impôts », avec un pourcentage associé. On retrouve cette information sur les bulletins d’adhésion, les flyers de campagnes de don ou les bannières marketing des sites internet.

Que peut-on réellement proposer à ses adhérents en matière de défiscalisation ? De quoi dépend cette autorisation de réduction d’impôt sur le revenu ?

Pourquoi une défiscalisation de certains dons ?

L’Etat a estimé il y a plus de 30 ans qu’un don fait en faveur d’une association « loi 1901 » à but non lucratif devait être en quelque sorte « récompensé ». C’est pour le gouvernement une façon de s’engager aux côtés des associations puisqu’il lui est impossible d’accorder des dons réguliers au 1.5 million d’associations qui vit dans notre pays…

Le Code Général des impôts a donc précisé que tous les dons monétaires attribués à une association reconnue d’intérêt général, ouvraient droit « à une réduction d’impôt sur le revenu égale à 66 % de leur montant », dans la limite de 20 % du revenu imposable, et 75% pour l’IFI.

En clair, celui qui donne 100€ à une association peut déduire de ses impôts sur le revenu 66€ l’année suivante. Il n’aura donc dépensé que 34€ pour cette opération bienfaisante. Mais cette déduction n’est pas ouverte à toutes les associations loi 1901.

Quelle association peut proposer une défiscalisation des dons ?

Pour éviter la fraude, le Code Général des Impôts a pris soin de lister toutes les associations qui servent l’intérêt général et ne cherchent par à faire du profit (à but non lucratif).

La défiscalisation est alors possible, selon les articles 200 et 238bis, pour :

  • Les fondations ou associations reconnues d’utilité publique.
  • Les œuvres ou organismes d’intérêt général ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, ou concourant à la mise en valeur d’un patrimoine artistique.
  • Les établissements d’enseignement supérieur ou d’enseignement artistique publics ou privés, d’intérêt général.
  • Les organismes agréés dans les conditions prévues dont le siège est situé dans un Etat membre de l’Union européenne (sous conditions).
  • Les associations cultuelles et de bienfaisance, ainsi que les établissements publics des cultes reconnus d’Alsace-Moselle.

Cette démarche qui encourage les Français à donner est valable pour les professionnels comme les particuliers. Les dons, les cotisations et les frais engagés dans le cadre d’une activité bénévole sont déductibles.

En 1989, la « loi Coluche » est venue consolider le dispositif en créant une déduction fiscale supplémentaire aux « organismes d’aide aux personnes en difficulté ». Ces dons peuvent ainsi être défiscalisés à hauteur de 75%, pour un plafond annuel de 537€ déductibles, soit une réduction d’impôt maximale de 403 €.

Mon association peut-elle proposer une défiscalisation ?

Seules les associations à but non lucratif et correspondant aux définitions ci-dessus peuvent proposer une défiscalisation des dons.

Si tel est votre cas, il suffit d’adresser une demande à la Direction départementale des Finances publiques la plus proche du siège de votre association. Cette demande peut être rédigée sous forme de lettre, sur papier libre, et envoyée en courrier recommandé. Elle doit préciser les motifs de votre demande et le but de votre association loi 1901.

Une demande reçoit sa réponse, positive ou négative, dans les 6 mois qui suivent l’envoi de la lettre. Si la réponse est positive, votre association reconnue d’intérêt général pourra délivrer des reçus fiscaux à toutes les personnes effectuant un don. La réponse sera négative si l’administration estime que votre association n’entre pas dans les critères énonces. Tout refus sera correctement justifié.

NB : Avec le prélèvement à la source, les Français seront amenés à faire une déclaration précisant toutes les dépenses ouvrant droit à des réductions d’impôts à chaque Printemps.

MaCotisation peut vous accompagner dans la récolte de vos dons en ligne. Une collecte spécifique « Dons » a été mise en place dans la nouvelle solution afin de vous simplifier la vie. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !

 

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Les huit erreurs à éviter quand on est une association

29 mars 2019 — par Fabien Tranché0

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Les associations peuvent trouver en mairie ou sur internet de nombreux conseils. Créer son association, la faire vivre, l’aider à grandir… Ce que l’on trouve moins en revanche, c’est une liste des choses à éviter à tout prix !
Comme pourrait le faire un ami, MaCotisation vous met en garde et vous présente huit choses à ne pas faire quand on est une association.

1. Combien sur le compte déjà ?

Les comptes d’une association, c’est la seule chose qui lui permet de fonctionner. Quand vous êtes fatigué d’envoyer des mails, des convocations, d’organiser un évènement, mais que vous voyez un compte bien portant, vous savez pourquoi vous agissez. Et cela est encore plus vrai quand cet argent est destiné à aider d’autres personnes. La personne responsable de votre comptabilité doit pouvoir vous dire combien vous avez sur votre compte, et si oui ou non, vous pouvez payer telle facture ou organiser telle soirée festive.

2. Nous en sommes à combien d’adhérents ?

Tenir un registre de vos adhérents et le mettre à jour est l’une des tâches impératives d’un responsable d’association. Les cotisations sont une sorte de « droit d’entrée » fédérateur qui marque l’engagement de chacun. Si vos statuts la rendent obligatoire, vous devez vous assurez que tous les membres présents à un évènement sont à jour dans leur cotisation. Cela peut être important pour des questions d’assurance par exemple.

3. Ça ne s’arrêtera donc jamais ?

A chaque rentrée, les membres d’une association sont pleins de bonnes volonté et de motivation. Un évènement musical, une kermesse, un loto, une sortie… Les idées fusent et semblent toutes très plaisantes. Souvenez-vous que chaque évènement vous demandera des heures, voire des jours de préparation. Faites le point sur les besoins et les attentes de chacun sans pour autant vous surcharger.

4. Je déteste ce maire !

La mairie de la ville qui accueille le siège de votre association est l’un de vos interlocuteurs privilégiés. Vous devez donc tout faire pour être en bons termes avec celle-ci. Cela peut prendre plusieurs formes : allez aux réunions organisées pour les associations, rendez les locaux et le matériel qui vous sont prêtés en parfait état et renseignez-vous bien avant de dire que la ville ne fait rien pour les associations… Une salle des fêtes à moindre coût, c’est déjà beaucoup !

5. Quoi ? Pierre a été remboursé ?

Vous êtes plus proche de certains adhérents que d’autres, attention à ne pas traduire ces différences au sein de votre association. Si un adhérent vous demande de rembourser son trajet, assurez-vous que tous les adhérents ayant fait le même trajet reçoivent la même proposition. Vous êtes le garant de votre unité associative.

6. Zut, on a dit qu’on était de droite !

Si votre association n’a aucune visée politique, préservez-vous de tout soutien ou de toute participation à des évènements de ce genre. Le cas échéant, veillez à équilibrer vos participations. Vous ne savez pas si la mairie de votre ville ou les collectivités qui vous soutiennent seront toujours du même bord politique dans 3 ou 5 ans.

7. Pour le prix que l’on te paie !?

Même si vous avez rédigé une description proche d’une fiche de poste, et que vous attendez beaucoup de votre ou de vos bénévoles, vous ne devez pas confondre bénévolat et emploi. Un bénévole a le droit de vous dire stop, de décliner une invitation ou de faire une pause. C’est en s’assurant de son bien-être que vous vous prémunirez de tout manquement.

8. Qu’est-ce qu’on dit ??

Une société vous a fait un don ? Une mairie vous a octroyé une subvention ? Un adhérent vous a accordé bien plus de temps que prévu ? Apprenez à remercier toutes ces personnes qui vous soutiennent et vous permettent d’avancer. Les oublier serait dangereux pour votre image et surtout très irrespectueux. Une carte, un petit cadeau, un mail, toutes les attentions seront les bienvenues.

 

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COMMENT TROUVER UN BÉNÉVOLE POUR VOTRE ASSOCIATION ?

19 mars 2019 — par Fabien Tranché0

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Les bénévoles sont le fer de lance d’une association. Ce sont eux qui la font perdurer et qui la soutiennent. Quoi que puissent en dire les mauvaises langues, les Français ont toujours envie de donner de leur temps et de s’investir dans des projets qui en valent la peine. Où et comment trouver un bénévole pour votre association ? MaCotisation vous livre la marche à suivre.

Trouver le bénévole qui vous correspond

Il suffit d’ouvrir un journal ou un moteur de recherche en ligne pour trouver à la fois des annonces de recrutement, et des récits d’évènements tenus par des bénévoles. Les bénévoles agissent un peu partout sur le territoire, et les associations n’en auront jamais de trop !

Si vous cherchez un bénévole à qui confier une tâche précise, vous devez tout d’abord définir cette tâche. Rassemblez les membres du bureau si nécessaire et dressez ensemble une liste claire de tout ce que vous attendez de ce bénévole. Quelles seront ses fonctions ? Avez-vous besoin d’une aide administrative ou plutôt d’une personne de terrain ? Est-ce que ces tâches peuvent être chiffrées en heures/semaine, en heures/mois ? Vous devez mettre noir sur blanc vos besoins, pour mieux y répondre, comme pour une fiche de poste classique.

Votre annonce devra être claire et préciser d’emblée que vous cherchez un bénévole. Plus l’annonce sera précise et plus vous gagnerez du temps.

Le recrutement d’un bénévole, comment procéder ?

Vous avez identifié vos besoins ? Alors passez à l’action !

Postez votre annonce sur le site internet de votre association, sur les réseaux sociaux (pages personnelles et page associative), en mairie et même dans les petits commerces de votre ville. Le bouche à oreille est votre meilleur ami.

Vous pensez qu’un jeune adulte ou un étudiant ferait l’affaire ? Demandez aux écoles et aux universités de relayer votre annonce sur leurs panneaux d’affichage ou dans leurs lettres de nouvelles. Des sites internet spécialisés peuvent aussi vous êtes utiles (Francebénévolat.org ou encore Tousbenevoles.org).

Vous commencez à recevoir quelques candidatures ou à entendre parler d’une personne intéressée ? Alors préparez vos futurs entretiens !

Rencontrer et motiver votre futur bénévole

Une personne est prête à vous consacrer du temps, gratuitement qui plus est ? Alors prenez soin d’elle ! Commencez par préparer une présentation de votre association. Invitez d’autres membres à témoignez, imprimez des tracts ou des affiches si vous en possédez, montrez des photographies des évènements passés… Vous avez quelques minutes pour faire la promotion de votre association et du projet qu’elle soutient.

Expliquez à cette personne tout ce que vous attendez d’elle, et n’oubliez pas de lui montrer le côté positif du poste. Devra-t-elle se contenter de votre reconnaissance ? Comment sera-t-elle valorisée ? Aura-t-elle des avantages : un bureau, une ambiance de « travail » convivial, du café, des contreparties non monétaires… ? Être bénévole, c’est bien mais donner de son temps est plus agréable lorsque cela comporte des bons côtés.

Choisissez le bénévole qui convient à votre association

Enfin, trouver le parfait bénévole va vous demander d’adopter une position claire, entre objectivité et bienveillance. Un bénévole très gentil qui n’a pas les compétences informatiques dont vous avez besoin vous rendra la vie agréable mais risque aussi de compliquer votre quotidien. A l’inverse, une personne douée en gestion administrative mais peu sociable ne remportera pas tous les suffrages…

Trouver un bénévole pour son association est une histoire d’organisation, de temps et d’appréciation. N’ayez pas peur d’être exigent, il en va de l’avenir de votre projet. Si vous ne trouvez personnes après quelques semaines de recherches en revanche, revoyez vos exigences à la baisse ou élargissez vos recherches.

 

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Les bénéfices d’un logiciel de gestion en ligne pour votre association

28 février 2019 — par Fabien Tranché0

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Un logiciel en ligne peut-il vraiment aider une association ? Apporte-t-il les mêmes choses à un club de foot local qu’à une association de soutien à un projet humanitaire ? Voici une liste des bénéfices d’un logiciel de gestion en ligne pour votre association.

Un logiciel de gestion d’associationS, qu’est-ce que c’est ?

La France comptait à la fin de l’année 2018 plus d’1 500 000 associations sur son territoire. Toutes ces associations possèdent des objectifs et des modes de fonctionnement bien différents. Mais certains impondérables de gestion sont présents quelles que soient leurs tailles et leurs buts.

Un logiciel de gestion permet à une association de rassembler toutes les informations dont elle a besoin pour bien fonctionner. Les noms et informations qu’elle souhaite conserver sur ses adhérents, les sommes payées ou dues par chacun des membres par exemple. Un logiciel de gestion simple ou complexe peut aussi vous aider dans toutes les étapes de votre comptabilité grâce à la mise à disposition de fichiers de comptabilité préremplis. Entrées, sorties, actif, tout est clair et conservé en lieu sûr.

Un logiciel de gestion s’installe sur l’ordinateur d’un des responsables de l’association. Il peut être accessible selon les formules depuis un ou plusieurs postes, et même être accessible en ligne avec la création d’une session particulière.

Associations et logiciel de gestion : pour rester en contact

Une association doit savoir combien d’adhérents elle rassemble et comment les contacter tout au long de l’année. D’abord pour des questions d’organisations : « Où trouver l’adresse ou le numéro de téléphone de telle personne qui n’a pas encore cotisé cette année ?» par exemple, mais surtout pour des questions de bon fonctionnement. Envoyer un courrier, une convocation, un tract se fait en quelques clics grâce à une adresse de messagerie interne. Le logiciel de gestion rassemble sur un seul et même espace toutes les fiches de contact de vos membres, adhérents ou sympathisants.

Vous pouvez, dans la plupart des logiciels de gestion, créer des fichiers dédiés à chaque catégorie de personnes. Plus besoin de chercher à qui demander une subvention à la rentrée : les noms et adresses figurent dans votre base de données.

Les logiciels de gestion en ligne permettent aux associations qui le souhaitent de donner un accès particulier à leurs adhérents. Ils s’inscrivent en ligne et renseignent tous les champs requis. Leurs informations personnelles sont directement rassemblées et classées dans le logiciel.

Les données sont toujours protégées et accessibles seulement aux administrateurs du logiciel.

Le logiciel de gestion, les atouts de la modernité

Les associations se demandent bien souvent s’il est utile d’investir dans un logiciel de gestion. Certes, un cahier de compte bien tenu ne coûtera pas plus de quelques euros et sera opérationnel pour plusieurs années. Mais que se passe-t-il lorsque ce cahier est perdu ou endommagé ? Et en cas de désaccord ou de changement de présidence ?…

Contrairement à une version papier, une version numérique peut être conservée, partagée et même analysée si vous le souhaitez. Les logiciels de gestion peuvent vous aider à comprendre vos finances sous la forme de graphiques par exemple, très utiles pour présenter ses comptes lors de l’A.G annuelle.

Association : pourquoi opter pour un logiciel de gestion en ligne ?

Le logiciel de gestion en ligne propose en général plus d’options qu’un logiciel qui s’installe sur un seul poste. Il devient un adjuvant idéal par exemple dans la gestion et le paiement de vos cotisations. Un mail est envoyé à tous les anciens membres pour leur proposer de renouveler et de régler leur adhésion en ligne. De façon simple et sécurisée, vous recevez toutes leurs données et n’avez pas besoin de courir après les paiements.

Il peut aussi vous proposer de créer une page internet pour votre association, une sorte de vitrine de votre projet ou association sportive, ainsi que la mise à disposition d’un espace commun, accessible à tous les adhérents (messagerie, chat…).

Toutes ces propositions, ces options en quelques sortes, dépendent de la version du logiciel de gestion choisi par votre association. Abonnement mensuel, achat à l’année, forfait… Renseignez-vous bien sur tout ce qu’il comprend, ses avantages et ses inconvénients avant de faire votre choix.

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Associations : tous les avantages du paiement des cotisations en ligne

14 février 2019 — par Fabien Tranché0

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Le paiement des cotisations est une étape obligatoire et pourtant bien pénible pour les associations. Elle conditionne bien souvent leur rentrée, leurs premières activités et parfois même la suite de leur fonctionnement. Et si les formules proposant le paiement des cotisations en ligne était la solution idéale pour toutes les associations ?

Pourquoi proposer à ses adhérents de payer leur cotisation en ligne ?

Courir après les adhésions, les chèques non signés, le parent qui a oublié que la cotisation a augmenté cette année, le membre qui oublie à chaque réunion et ce, jusqu’en décembre… Gérer les cotisations d’une association, qu’elle comporte 10 membres ou plus d’une centaine, est toujours problématique. De plus en plus de responsables d’association qui souhaitent se consacrer à leur cœur d’activité et pas à l’administratif, optent pour un moyen d’adhésion en ligne.

Payer sa cotisation en ligne se fait en quelques clics et donc en quelques secondes. Sur un site spécialisé tel que MaCotisation.fr, les gérants d’une association invitent leurs membres ou futurs membres à remplir un court formulaire, et à y joindre le paiement de leur cotisation.

Associations et cotisations en ligne, comment faire ?

Les sites ou plateformes qui proposent des espaces numériques dédiés aux associations peuvent aussi proposer à leurs adhérents de payer leur cotisation en ligne. Les responsables de l’association sont alors bien souvent appelés à créer un espace à l’image de leur association.

Texte, photos, logos, mot d’accueil, tout est personnalisable, sur une ou plusieurs page web. Une page ou une rubrique est tout spécialement dédiée au paiement des cotisations. Les responsables de l’association envoient donc le lien de cette page à tous leurs anciens et futurs adhérents. En quelques secondes seulement, les futurs cotisants se retrouvent sur un espace dédié à leur association, leur proposant de payer le montant exact de leur cotisation, avec une majoration reversée à la plateforme support.

Si l’association est en lien avec une société ou un groupe qui possède déjà son propre site internet, le site pilote peut créer une passerelle spéciale ou installer une redirection vers son site de paiement en ligne. Toutes ces modalités diffèrent d’un site à l’autre, tout comme le pourcentage qui revient à ce site intermédiaire. Certains sites demandent un abonnement mensuel, en fonction du nombre de cotisants, d’autres préfèrent se rémunérer grâce à un faible pourcentage de chaque cotisation versée.

Le paiement des cotisations en ligne, sécurité et simplicité !

Le paiement d’une cotisation est un gain de temps pour les membres de l’association comme pour tous ses adhérents.

Question sécurité et confidentialité, aucune information bancaire n’est conservée par les logiciels de gestion en ligne. Seuls les noms et les adresses mails ou postales des cotisants peuvent-être collectés, ainsi que toute autre information qu’ils voudront bien renseigner au moment de leur paiement (âge, catégorie ou niveau lorsqu’il s’agit d’un sport)… Ces informations sont transmises aux responsables de l’association et lui sont présentées dans des tableaux, ordonnés avec la possibilité d’extraire ces données via Excel.

Autre avantage du paiement des cotisations en ligne, vous pouvez transmettre à vos adhérents un ou plusieurs documents en échange de leur paiement. Une fiche sanitaire de liaison, le programme des évènements de l’année, la demande d’un certificat médical… Ce premier échange est un gain de temps considérable pour toutes les associations.

Les logiciels de gestion qui permettent le paiement de sa cotisation en ligne ont été pensés pour les associations, et même bien souvent PAR des associations. Ils permettent des gains de temps et d’argent bien réels, pour de très faibles coûts de revient.

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Organiser l’Assemblée Générale de son Association, comment faire ?

29 janvier 2019 — par Arnaud0

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Il existe deux types d’Assemblée Générale (AG).
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).

L’Assemblée Générale Ordinaire doit se réunir au minimum une fois par an et permet à l’ensemble des membres de l’association de prendre les décisions importantes concernant la gestion et la vie de l’association. La loi 1901 laisse le libre choix aux associations de définir dans les statuts l’organisation et la composition de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale Extraordinaire à plus un caractère exceptionnel.

Quelle est l’utilité des Assemblées Générales ?

L’assemblée Générale Ordinaire permet aux dirigeants d’une association de prendre une décision sur les sujets importants (sauf disposition contraire des statuts) comme :

  • Approuver les comptes de l’exercice précédent et affecter les résultats
  • Définir le budget de l’année suivante
  • Réaliser le bilan des actions de l’association
  • Établir une ligne directrice pour les années futures
  • Décider des champs d’actions futures
  • Exclusion ou élection des membres du conseil d’administration
  • Pouvoir sur les choix touchant le patrimoine de l’association

L’Assemblée Générale Extraordinaire statue le plus souvent sur des décisions sortantes de la gestion courant de l’association comme :

  • Révoquer le conseil d’administration
  • Modifier les statuts ou bien les règles de l’association
  • Dissoudre ou fusionner l’association

Comment organiser l’Assemblée Générale ?

L’organisation d’Assemblée Générale est nécessite le respect de certaines règles. Si ces règles venaient ne pas être respecté, un des membres de l’association pourra demander l’annulation de cette Assemblée Générale et donc des décisions prises.

Il est donc très important d’anticiper l’AGO et de prévenir les participants suffisamment en avance. Une convocation doit être envoyé aux membres de l’association, de préférence au minimum 15 jours avant l’Assemblée Générale. Il est recommandé de faire parvenir cette convocation par lettre simple ou recommandée, par voie de presse ou bien par e-mail. Évitez la convocation orale un maximum, car aucune preuve de cette convocation n’existera.

La convocation doit écrite par un des membres dirigeants de l’association et plusieurs informations doivent y figurer :

  • L’ordre du jour
  • Le nom de l’association
  • La date et l’heure de l’Assemblée Générale
  • Le lieu de l’Assemblée Générale
  • L’auteur de la convocation avec sa signature
  • La date de la convocation
  • Le type de l’Assemblée Générale
  • La liste des sujets évoqués dans l’Assemblée Générale

Les membres ne pouvant être présent lors de l’AG peuvent signer une procuration, pour laisser leur droit de vote à un membre présent.

Le déroulement de l’Assemblée Générale

Au début de la séance un président est nommé. Il gère l’Assemblée Générale et centre les discussions sur les sujets évoqués dans la convocation. Son rôle est important, car il doit définir les moments de parole. Un adhérent sera heureux de participer à l’AG de son association s’il peut prendre la parole et s’il est écouté bien entendu.

Une feuille de présence est distribuée afin que les participants puissent émarger. Sous certaines conditions définis dans les statuts de l’association un quorum peut être requis pour la tenue de l’Assemblée générale. Le quorum est le nombre de membre minimum devant être présent ou représenté durant l’AG.

Habituellement, le vote doit porter uniquement sur l’ordre du jour. Cependant, il existe des exceptions. Vous êtes libre de choisir le mode de scrutin :

  • Le vote à main levée
  • Le vote en ligne
  • Le vote à bulletin secret
  • Le vote par correspondance

Doit-on établir un procès-verbal ?

Le procès-verbal (PV) n’est pas obligatoire pour toutes les associations. Mais, il est fortement conseillé de le rédiger, car il résume les débats de l’AG ainsi que les décisions votées. Les membres absents de l’AG seront certainement très intéressés pour connaitre les échanges qui ont eu lieu durant l’Assemblée Générale.

Le PV est très important, car c’est un document qu’il faudra fournir à certaines institutions. Dans le cas de modifications des statuts, des noms, du siège et des organes d’administration et de direction il faudra informer la préfecture du siège sociale.

À travers cette article nous vous avons expliqué le fonctionnement et l’utilité des Assemblées Générales, si vous souhaitez plus de précisions vous en trouverez sur le site suivant : démarches administratives

Une Assemblée Générale demande une bonne organisation. Easyshares est un logiciel dédié à l’organisation et la gestion des Assemblées Générales. Il vous permettra d’organiser et gérer votre AG.

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Comment le digital peut-il optimiser la gestion de vos adhérents ?

18 décembre 2018 — par Arnaud0

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Une association fonctionne pour et par ses adhérents : réunions, évènements, rassemblements, cotisations… Savez-vous que les outils numériques peuvent devenir de véritables alliés dans la gestion de vos adhérents ?

La gestion des adhérents, préoccupation centrale des associations

Bien gérer ses adhérents est un des enjeux majeurs des associations. La France comptait en 2017 près d’1,3 millions d’associations selon les chiffres du Forum National des Associations et Fondations. Quels que soient leurs objectifs, leurs moyens et leurs domaines, toutes les associations ont à cœur de gérer leur liste d’adhérents du mieux possible.

Ce sont en effet les adhérents qui sont le cœur de vie d’une l’association. Ce sont eux qui la font fonctionner, vivre et perdurer, grâce à leur bonne volonté et à leur cotisation.

Imaginez alors le faux pas quand l’un de vos adhérents se rend compte qu’il a manqué un événement faute d’invitation ?
Savez-vous que votre Assemblée Générale peut être annulée si un adhérent n’a pas reçu sa convocation et que vos statuts le prévoyaient ?

Optimiser la gestion de ses adhérents, c’est l’assurance d’un meilleur fonctionnement de l’association. C’est également un gain de temps considérable quand on sait utiliser correctement les outils actuellement proposés.

La gestion de son association en ligne

En comparaison des TPE ou PME, les associations sont plus réticentes à emprunter le chemin du digital pour faciliter leur gestion. De nombreux outils digitaux ont pourtant été développés ces dernières années spécialement pour les associations. Ils sont bien souvent gratuits ou à très bas coût et simplifient toutes leurs étapes de fonctionnement.

Conscients que les associations n’ont pas toutes la chance d’avoir un trésorier ou un secrétaire fervent de nouvelles technologies, ni de poste informatique spécifique, les développeurs ont alors misé sur des outils de gestion adhérents pratiques et faciles d’utilisation. Plus besoin de s’échanger les fichiers Excel mis à jour, ni de retaper à la main des dizaines d’adresses mail, ils ont pensé à tout.

Certains logiciels, dont le nôtre, permettent par exemple d’enregistrer des adhésions directement en ligne. Les adhérents paient en ligne leur cotisation de manière simple, rapide et sécurisée. Les coordonnées de chacun sont rassemblées dans une rubrique dédiée. Fini le casse-tête des paiements par chèque et des relances mensuelles.

Des outils pour mieux gérer ses adhérents, mais pas seulement !

La multiplication des outils digitaux a permis d’élargir le champ des possibles pour tous les utilisateurs. Les associations choisissent en fonction de leurs moyens humains et financiers les solutions de gestion digitale les plus adaptées.

Plusieurs solutions proposent ainsi aux associations de gérer leur comptabilité. Vous trouverez des prix différents en fonction de la taille de votre association. Des options de gestion s’ajoutent au fil des formules : chat, agenda, accès multipostes, facturation ou encore gestion des stocks.

Plus générale, la plateforme SolidaTech, développée il y a dix ans par Emmaüs, distribue des solutions numériques à moindre coût pour les associations : des logiciels, des équipements mais aussi des services, des formations et un centre de ressources numériques.

Gestion d’une association, une question d’informations

Bien gérer ses adhérents, c’est aussi bien connaître leurs droits et œuvrer pour leur bien-être au sein de votre association. Une association sportive rassemblant plusieurs centaines d’adhérents n’impliquera pas la même gestion des cotisations qu’une petite association religieuse par exemple.

Pour répondre à toutes les questions relatives au monde associatif et à la gestion de vos adhérents, deux sites s’offrent à vous. La voie officielle www.associations.gouv.fr ou la plateforme gratuite et collaborative OpenAsso qui a ouvert ses portes en juin 2018. Le site du gouvernement apporte des informations génériques tandis que la plateforme OpenAsso propose des articles complets et un module de questions/réponses pertinent.

Monde associatif de A à Z

Comment attirer plus d’adhérents quand on est une association ?

26 novembre 2018 — par Fabien Tranché0

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Selon les chiffres du gouvernement français, plus de 70 000 associations se créent chaque année, et toutes se démènent pour attirer davantage d’adhérents. Comment attirer les cotisants et les bénévoles lorsqu’on est une association ?

Le site internet, première vitrine des associations

Qui aujourd’hui ouvre l’annuaire pour trouver un service… ? Internet est devenu le carrefour de tous les contacts. En 2016, 73 % des associations disposaient alors d’un site Internet (chiffre FNAF). Internet est en effet le premier levier de communication d’une association, quelle que soit sa taille. Il peut être composé d’une ou de plusieurs pages, être très descriptif ou plus graphique, il reste un gage de qualité et de sérieux pour les cotisants et les futurs adhérents.

Des modules simples appelés CMS tels que WordPress, Wix, Joomla ou Drupal permettent à n’importe quel internaute de créer un site web en quelques heures seulement. Faites appel à un webmaster professionnel si vous ne vous en sentez pas capable. Un site vitrine, simple et clef en main peut revenir à moins de 500€, tout en vous étant utile pour plusieurs années.

Booster sa communication pour attirer plus d’adhérents

Pour que votre association donne envie aux futurs adhérents, il est important de soigner tous les aspects de ses différentes communications. Un tract fait avec passion ne remportera l’adhésion de personne s’il est illisible, flou ou désuet. Une affiche doit être un concentré du meilleur de votre association, graphiquement parlant, et non pas un puzzle incomplet des talents des bénévoles qui étaient présents lors de sa création. Attirer des adhérents, c’est diffuser des supports qui donnent envie de se joindre à vos projets.

Une association se doit alors aujourd’hui d’être présente sur les réseaux sociaux. Cette étape qui semble chronophage et artificielle offre pourtant de nombreux avantages. Une page Facebook, Instagram ou Twitter va permettre de fédérer vos adhérents et de les faire interagir en dehors des temps associatifs. Elles permettront aussi à vos adhérents actuels d’inviter leurs amis à rejoindre l’aventure, virtuellement d’abord, puis en chair et en os par la suite !

Trouver plus d’adhérents en créant du lien social

Attirer des adhérents, ce n’est pas seulement faire du racolage digital, toutes les associations en sont bien conscientes. Internet est un outil fabuleux mais qui ne peut pas remplacer les véritables rencontres.

Votre association doit être connue localement avant de conquérir la toile. Contactez votre mairie, les associations alentours qui œuvrent dans un domaine similaire au vôtre et même la presse locale. Si vous en avez les moyens, demandez à une agence de communication de rédiger un communiqué de presse qui sera envoyé très largement aux médias. Toute publicité est bonne à prendre et toute demande d’interview ou d’article est une part de renommée en plus.

Le tissu associatif d’une ville ou d’une communauté de commune peut devenir votre meilleur atout. Songez ainsi aux partenariats avec les autres groupes associatifs de votre ville.

Être prévoyant et reconnaissant envers les actuels adhérents

Vous avez un nombre satisfaisant de cotisants mais vous souhaitez toucher encore plus de personnes ? Soyez tout simplement attentif avec l’ensemble de vos adhérents. Un mot gentil, un signe de reconnaissance positif, un mail général pour les fêtes de noël ou pour la nouvelle année… Pour que les adhérents restent, il faut leur donner envie de cotiser de nouveau et de rester dans l’aventure aussi longtemps que possible.

Macotisation.fr vous permet par exemple d’anticiper vos réinscriptions et de contacter simplement tous vos adhérents. Le site met à votre disposition la base de données de votre association ; l’idéal pour effectuer des relances pour les cotisations annuels ou pour envoyer à vos adhérents un message particulier, des photographies de votre dernier rassemblement ou même une carte de vœux…

Et parce que bien gérer ses adhérents, c’est aussi leur proposer des services et des fonctionnalités agréables, le site Macotisation.fr vous donne la possibilité de créer une boutique en ligne, aux couleurs de votre association.