Comment tenir sa comptabilité quand on est une association ?

La comptabilité d’une association, c’est « le nerf de la guerre » comme on le dit souvent. C’est le budget d’une association qui détermine ses projets futurs, ses achats de matériel et donc, son champ d’action. Mais gérer la comptabilité d’une association n’est pas toujours facile. Découvrez comment tenir au mieux sa comptabilité. 

Trésorier d’une association, quelle est votre mission ?

Vous voici devenu comptable ou plutôt « trésorier » d’une association, félicitations. Si vous l’êtes depuis quelques semaines ou mois, mais que vous cherchez des informations pour mieux organiser votre fonction, vous êtes aussi le bienvenu.

Tenir la comptabilité d’une association ne semble pas très compliqué aux premiers abords. C’est une fonction bien souvent acceptée lors des premières réunions, pour rendre service ou en signe d’un réel investissement. Pourtant, dès les premières semaines, entre la création d’un compte bancaire et l’établissement des premières notes de frais par exemple, le trésorier prend souvent conscience de ce qui l’attend. Cotisations, factures, chèques de caution, remboursements, frais de déplacement, location de matériel… Il est très souvent sollicité. La fonction de trésorier demande alors d’être bien organisé.

Réalisez une feuille de route pour faire votre comptabilité plus rapidement

MaCotisation vous conseille d’ordonner votre travail en procédant par étapes. Une feuille de route qui précise, point par point, ce que vous avez à faire vous permet de gérer votre comptabilité plus facilement. Vous pouvez par exemple procéder dans cet ordre :

  1. Etat des lieux de votre compte bancaire ou de votre caisse.
  2. Point sur les cotisations et rappel de celles en attente.
  3. Entrée des tickets de caisses et factures.
  4. Remboursement des différents frais avancés par les bénévoles.
  5. Prévision rapide de l’argent qui va être dépensé ou récolté prochainement.

Ces cinq étapes pourront être réalisées quotidiennement pour les grosses associations, hebdomadairement pour les associations moyennes, et mensuellement pour les petites associations. Elles vous permettent de savoir régulièrement combien vous avez de cotisants mais surtout combien vous avez sur vos comptes.

Un livre de compte pour une comptabilité traditionnelle

Si vous souhaitez réaliser la comptabilité de votre association de façon simple et rapide, vous pouvez choisir de tenir un livre de compte. Cette manière de procéder est assez traditionnelle mais vous garantit que vous avez accès en tout temps à votre comptabilité.

Les cahiers de compte sont vendus en grande surface ou en papeterie. Comptez entre 30€ et 50€ pour un cahier qui rassemble toutes les opérations de votre association sous la forme « recettes/dépenses ». Plus vos mentions manuscrites seront précises, plus votre cahier sera clair, et lisible par un autre membre que vous (utile en cas de changement de mandat).

Les solutions digitales au service de votre comptabilité

Que vous soyez ou non un professionnel des nouvelles technologies, vous pouvez vous tourner sans crainte vers les solutions digitales pour gérer votre comptabilité.

Sur n’importe quel ordinateur, un fichier tableur (Excell, TTX…) vous aidera à entrer vos dépenses et vos recettes. Vous trouverez sur internet ou dans la rubrique d’aide du fichier, des explications simples pour entrer des formules automatiques dans vos documents. Vos cases « recettes » et « dépenses » se mettent à jour au fil de vos travaux. N’oubliez pas d’enregistrer vos fichiers après chaque modification et veillez à faire apparaître le maximum d’informations.

Des logiciels en ligne, souvent payants, peuvent devenir les partenaires de votre comptabilité. Ils vous garantissent la sécurité de vos données et sont bien plus attractifs, visuellement parlant, qu’un fichier tableur. Les applications ou plateforme de gestion de comptabilité en ligne permettent ensuite aux associations d’exporter leurs données sous forme d’illustrations ou de tableaux clairs. Idéal pour présenter le bilan financier de l’association à l’A.G.

Défiscalisation et dons, jusqu’où peut-on aller ?

Les associations loi 1901 de France annoncent souvent la mention « Don déductible de vos impôts », avec un pourcentage associé. On retrouve cette information sur les bulletins d’adhésion, les flyers de campagnes de don ou les bannières marketing des sites internet.

Que peut-on réellement proposer à ses adhérents en matière de défiscalisation ? De quoi dépend cette autorisation de réduction d’impôt sur le revenu ?

Pourquoi une défiscalisation de certains dons ?

L’Etat a estimé il y a plus de 30 ans qu’un don fait en faveur d’une association « loi 1901 » à but non lucratif devait être en quelque sorte « récompensé ». C’est pour le gouvernement une façon de s’engager aux côtés des associations puisqu’il lui est impossible d’accorder des dons réguliers au 1.5 million d’associations qui vit dans notre pays…

Le Code Général des impôts a donc précisé que tous les dons monétaires attribués à une association reconnue d’intérêt général, ouvraient droit « à une réduction d’impôt sur le revenu égale à 66 % de leur montant », dans la limite de 20 % du revenu imposable, et 75% pour l’IFI.

En clair, celui qui donne 100€ à une association peut déduire de ses impôts sur le revenu 66€ l’année suivante. Il n’aura donc dépensé que 34€ pour cette opération bienfaisante. Mais cette déduction n’est pas ouverte à toutes les associations loi 1901.

Quelle association peut proposer une défiscalisation des dons ?

Pour éviter la fraude, le Code Général des Impôts a pris soin de lister toutes les associations qui servent l’intérêt général et ne cherchent par à faire du profit (à but non lucratif).

La défiscalisation est alors possible, selon les articles 200 et 238bis, pour :

  • Les fondations ou associations reconnues d’utilité publique.
  • Les œuvres ou organismes d’intérêt général ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, ou concourant à la mise en valeur d’un patrimoine artistique.
  • Les établissements d’enseignement supérieur ou d’enseignement artistique publics ou privés, d’intérêt général.
  • Les organismes agréés dans les conditions prévues dont le siège est situé dans un Etat membre de l’Union européenne (sous conditions).
  • Les associations cultuelles et de bienfaisance, ainsi que les établissements publics des cultes reconnus d’Alsace-Moselle.

Cette démarche qui encourage les Français à donner est valable pour les professionnels comme les particuliers. Les dons, les cotisations et les frais engagés dans le cadre d’une activité bénévole sont déductibles.

En 1989, la « loi Coluche » est venue consolider le dispositif en créant une déduction fiscale supplémentaire aux « organismes d’aide aux personnes en difficulté ». Ces dons peuvent ainsi être défiscalisés à hauteur de 75%, pour un plafond annuel de 537€ déductibles, soit une réduction d’impôt maximale de 403 €.

Mon association peut-elle proposer une défiscalisation ?

Seules les associations à but non lucratif et correspondant aux définitions ci-dessus peuvent proposer une défiscalisation des dons.

Si tel est votre cas, il suffit d’adresser une demande à la Direction départementale des Finances publiques la plus proche du siège de votre association. Cette demande peut être rédigée sous forme de lettre, sur papier libre, et envoyée en courrier recommandé. Elle doit préciser les motifs de votre demande et le but de votre association loi 1901.

Une demande reçoit sa réponse, positive ou négative, dans les 6 mois qui suivent l’envoi de la lettre. Si la réponse est positive, votre association reconnue d’intérêt général pourra délivrer des reçus fiscaux à toutes les personnes effectuant un don. La réponse sera négative si l’administration estime que votre association n’entre pas dans les critères énonces. Tout refus sera correctement justifié.

NB : Avec le prélèvement à la source, les Français seront amenés à faire une déclaration précisant toutes les dépenses ouvrant droit à des réductions d’impôts à chaque Printemps.

MaCotisation peut vous accompagner dans la récolte de vos dons en ligne. Une collecte spécifique « Dons » a été mise en place dans la nouvelle solution afin de vous simplifier la vie. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !