Les bénéfices d’un logiciel de gestion en ligne pour votre association

Un logiciel en ligne peut-il vraiment aider une association ? Apporte-t-il les mêmes choses à un club de foot local qu’à une association de soutien à un projet humanitaire ? Voici une liste des bénéfices d’un logiciel de gestion en ligne pour votre association.

Un logiciel de gestion d’associationS, qu’est-ce que c’est ?

La France comptait à la fin de l’année 2018 plus d’1 500 000 associations sur son territoire. Toutes ces associations possèdent des objectifs et des modes de fonctionnement bien différents. Mais certains impondérables de gestion sont présents quelles que soient leurs tailles et leurs buts.

Un logiciel de gestion permet à une association de rassembler toutes les informations dont elle a besoin pour bien fonctionner. Les noms et informations qu’elle souhaite conserver sur ses adhérents, les sommes payées ou dues par chacun des membres par exemple. Un logiciel de gestion simple ou complexe peut aussi vous aider dans toutes les étapes de votre comptabilité grâce à la mise à disposition de fichiers de comptabilité préremplis. Entrées, sorties, actif, tout est clair et conservé en lieu sûr.

Un logiciel de gestion s’installe sur l’ordinateur d’un des responsables de l’association. Il peut être accessible selon les formules depuis un ou plusieurs postes, et même être accessible en ligne avec la création d’une session particulière.

Associations et logiciel de gestion : pour rester en contact

Une association doit savoir combien d’adhérents elle rassemble et comment les contacter tout au long de l’année. D’abord pour des questions d’organisations : « Où trouver l’adresse ou le numéro de téléphone de telle personne qui n’a pas encore cotisé cette année ?» par exemple, mais surtout pour des questions de bon fonctionnement. Envoyer un courrier, une convocation, un tract se fait en quelques clics grâce à une adresse de messagerie interne. Le logiciel de gestion rassemble sur un seul et même espace toutes les fiches de contact de vos membres, adhérents ou sympathisants.

Vous pouvez, dans la plupart des logiciels de gestion, créer des fichiers dédiés à chaque catégorie de personnes. Plus besoin de chercher à qui demander une subvention à la rentrée : les noms et adresses figurent dans votre base de données.

Les logiciels de gestion en ligne permettent aux associations qui le souhaitent de donner un accès particulier à leurs adhérents. Ils s’inscrivent en ligne et renseignent tous les champs requis. Leurs informations personnelles sont directement rassemblées et classées dans le logiciel.

Les données sont toujours protégées et accessibles seulement aux administrateurs du logiciel.

Le logiciel de gestion, les atouts de la modernité

Les associations se demandent bien souvent s’il est utile d’investir dans un logiciel de gestion. Certes, un cahier de compte bien tenu ne coûtera pas plus de quelques euros et sera opérationnel pour plusieurs années. Mais que se passe-t-il lorsque ce cahier est perdu ou endommagé ? Et en cas de désaccord ou de changement de présidence ?…

Contrairement à une version papier, une version numérique peut être conservée, partagée et même analysée si vous le souhaitez. Les logiciels de gestion peuvent vous aider à comprendre vos finances sous la forme de graphiques par exemple, très utiles pour présenter ses comptes lors de l’A.G annuelle.

Association : pourquoi opter pour un logiciel de gestion en ligne ?

Le logiciel de gestion en ligne propose en général plus d’options qu’un logiciel qui s’installe sur un seul poste. Il devient un adjuvant idéal par exemple dans la gestion et le paiement de vos cotisations. Un mail est envoyé à tous les anciens membres pour leur proposer de renouveler et de régler leur adhésion en ligne. De façon simple et sécurisée, vous recevez toutes leurs données et n’avez pas besoin de courir après les paiements.

Il peut aussi vous proposer de créer une page internet pour votre association, une sorte de vitrine de votre projet ou association sportive, ainsi que la mise à disposition d’un espace commun, accessible à tous les adhérents (messagerie, chat…).

Toutes ces propositions, ces options en quelques sortes, dépendent de la version du logiciel de gestion choisi par votre association. Abonnement mensuel, achat à l’année, forfait… Renseignez-vous bien sur tout ce qu’il comprend, ses avantages et ses inconvénients avant de faire votre choix.

Associations : tous les avantages du paiement des cotisations en ligne

Le paiement des cotisations est une étape obligatoire et pourtant bien pénible pour les associations. Elle conditionne bien souvent leur rentrée, leurs premières activités et parfois même la suite de leur fonctionnement. Et si les formules proposant le paiement des cotisations en ligne était la solution idéale pour toutes les associations ?

Pourquoi proposer à ses adhérents de payer leur cotisation en ligne ?

Courir après les adhésions, les chèques non signés, le parent qui a oublié que la cotisation a augmenté cette année, le membre qui oublie à chaque réunion et ce, jusqu’en décembre… Gérer les cotisations d’une association, qu’elle comporte 10 membres ou plus d’une centaine, est toujours problématique. De plus en plus de responsables d’association qui souhaitent se consacrer à leur cœur d’activité et pas à l’administratif, optent pour un moyen d’adhésion en ligne.

Payer sa cotisation en ligne se fait en quelques clics et donc en quelques secondes. Sur un site spécialisé tel que MaCotisation.fr, les gérants d’une association invitent leurs membres ou futurs membres à remplir un court formulaire, et à y joindre le paiement de leur cotisation.

Associations et cotisations en ligne, comment faire ?

Les sites ou plateformes qui proposent des espaces numériques dédiés aux associations peuvent aussi proposer à leurs adhérents de payer leur cotisation en ligne. Les responsables de l’association sont alors bien souvent appelés à créer un espace à l’image de leur association.

Texte, photos, logos, mot d’accueil, tout est personnalisable, sur une ou plusieurs page web. Une page ou une rubrique est tout spécialement dédiée au paiement des cotisations. Les responsables de l’association envoient donc le lien de cette page à tous leurs anciens et futurs adhérents. En quelques secondes seulement, les futurs cotisants se retrouvent sur un espace dédié à leur association, leur proposant de payer le montant exact de leur cotisation, avec une majoration reversée à la plateforme support.

Si l’association est en lien avec une société ou un groupe qui possède déjà son propre site internet, le site pilote peut créer une passerelle spéciale ou installer une redirection vers son site de paiement en ligne. Toutes ces modalités diffèrent d’un site à l’autre, tout comme le pourcentage qui revient à ce site intermédiaire. Certains sites demandent un abonnement mensuel, en fonction du nombre de cotisants, d’autres préfèrent se rémunérer grâce à un faible pourcentage de chaque cotisation versée.

Le paiement des cotisations en ligne, sécurité et simplicité !

Le paiement d’une cotisation est un gain de temps pour les membres de l’association comme pour tous ses adhérents.

Question sécurité et confidentialité, aucune information bancaire n’est conservée par les logiciels de gestion en ligne. Seuls les noms et les adresses mails ou postales des cotisants peuvent-être collectés, ainsi que toute autre information qu’ils voudront bien renseigner au moment de leur paiement (âge, catégorie ou niveau lorsqu’il s’agit d’un sport)… Ces informations sont transmises aux responsables de l’association et lui sont présentées dans des tableaux, ordonnés avec la possibilité d’extraire ces données via Excel.

Autre avantage du paiement des cotisations en ligne, vous pouvez transmettre à vos adhérents un ou plusieurs documents en échange de leur paiement. Une fiche sanitaire de liaison, le programme des évènements de l’année, la demande d’un certificat médical… Ce premier échange est un gain de temps considérable pour toutes les associations.

Les logiciels de gestion qui permettent le paiement de sa cotisation en ligne ont été pensés pour les associations, et même bien souvent PAR des associations. Ils permettent des gains de temps et d’argent bien réels, pour de très faibles coûts de revient.